“タスク管理”は「大切な時間をムダにしない」スキル

突然ですが、こんな経験はありませんか?

  • せっかくの休日なのに、仕事の不安が頭から離れない
  • やりたいことは山ほどある。でも時間がない
  • 毎朝、やり残した仕事を思い出すところから始めている
  • もはや月曜日は仕事を思い出すだけの日

今回はこういった経験に見覚えのある方に向けて、“タスク管理”について詳しくご紹介していきます。

興味のある方は ぜひご覧ください。

  • タスク管理で忙しさの理由を潰し込む方法がわかる。
  • 休日を100%楽しめるようになる
  • タスク管理の始め方がわかる



 

タスク管理で何が変わるのか

早速ですが “タスク管理”という言葉に、あなたはどんなイメージがありますか?

めんどくさそう?始める時間がない?もしかするとそういったご意見の方もいらっしゃるかも知れません。

※当然ですが、イ●スタ映えするお洒落な能率手帳をつけ始めたり、iPadで最新のITツールを駆使したりすること。それがそのままタスク管理に繋がるわけではありません。

 

まず、タスク管理を始める目的は「やるべきことを効率よく処理し、自分が望む成果を出す」ことと考えて頂ければと思います。

 

だからこそ「忙しくても結果を出したい方」や「休みの日を100%元気で楽しみたい方」 に身につけて欲しいスキルです。

 

忙しいけど結果を出せる人になる

では、忙しい中でも成果を出すために、具体的にはどんな取り組みが必要なのでしょうか?

今回のテーマに沿ってタスク管理の視点で考えると「マルチタスクをやめる」ことを真っ先に挙げられると思います。

 

とはいえ周りを見渡してみると、きっと「目標を持って行動している人はやるべきタスクを同時に複数抱え、処理している」ということにお気づきになるでしょう。

しかし、ここで勢いのままマルチタスクで仕事をすすめてしまうと、いつのまにか”忙しさ”という思考の雲がみるみるうちに膨らんでしまい「忙しさの悪循環(=忙しすぎループ)」に入ってしまうことになるのです。

 

まずは「タスクを◯◯◯」ことから

私個人の経験で恐縮ですが、新社会人の頃を思い出すと次のような流れで忙しさの悪循環に入ってしまっていたように思います。(新社会人時代・・・10年以上前ですがw)

  1. ヤル気がある分、タスクを増やす
  2. マルチタスクで仕事してしまう
  3. 抱え込んでしまいストレスが増える
  4. 作業効率の低下
  5. 望むような結果を得られず後退してしまう
  6. 結果を取り戻すために、やること(タスク)が増える。

いかがでしょう?みなさまも似たような経験はございませんでしょうか。

新人時代などは特に、チャレンジする上で短期的にタスクが増えてしまうのは仕方がないことなのかもしれません。

しかしそのまま2.や3.の流れに入ってしまうと、どうしても肉体的にも精神的にも疲れてしまい、五月病のように精神的に燃え尽きてしまうことになりかねないと思います。

 

周りくどい言い方になりましたが、そうならないためにもセクションの冒頭で挙げたようにマルチタスクを避ける必要があると考えています。

 

忙しさの悪循環から逃れ「大切な時間をムダにしない」ためには、「今すぐやらなくてもいいタスクを、必要な時まで忘れておく」仕組みづくり=「タスク管理」がとても重要です。

 

タスク管理メソッド(手法)2選

このセクションでは「リマインダー」「Getting Things Done」という二つの方法をご紹介していきます。

 

リマインダー

最初にご紹介するのはリマインドツールの活用です。

 

さっそく、順を追って具体的な方法の一例をご紹介しましょう。

  1. 仕事の「期日を決める
  2. 作業に必要な時間」を見積もる
  3. 少し余裕を持って「通知をスケジュール
  4. リマインドされるまで「忘れる
  5. 通知されたら「集中して取組む

注意点をあげるなら、3.でどの時間に通知を設定するか?という点でしょうか。

 

考え方としては1,2で「期日」から「作業時間」を差し引きするのに加えて「若干の余裕」(バッファ)をプラスしてスケジュールしておくと良いと思います。

これでもし上司などから急を要するタスクを依頼されても、この仕事を完了させるためのリスク対策を兼ねることができます。

 

もし作業を想定より早く終えられたら、その時間はご自身で自由に使える時間になります。別の仕事に取り掛かるのも、スキルアップの時間にあてるのもよいでしょう。

もちろん息抜きで休憩するというのも、高いモチベーションで仕事をする上では大切な選択肢です。

 

■タスク管理で作ったスキマ時間、スキルアップに使いたいあなたに。

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「すきま時間 x スマホ」で自分の市場価値、上げたくない?

 

とてもシンプルな方法ですが、もしタスク管理の初心者さんであれば、このシンプルな方法でも十分な効果を実感できると思いますよ!

 

個人的には Google Calendar と ToDoリスト のアプリ上で[予定と通知をスケジュール]しておいて、作業を始める5分前になったら、iPhoneとApple Watchの[プッシュ通知を受け取る]ように設定しています。

みなさまもぜひお試しください。

 

Getting Thins Done(GTD)

次にGetting Things Done(GTD)という手法をご紹介します。

 

GTDはハック界隈ではかなり有名な手法なので、これを読んで頂いているあなたも、すでに知っている手法かも知れません。

基本的な考え方は先に紹介したリマインドツール活用と似ています。

まず最初に頭の中の「タスクを全て書き出し」、とるべき「行動レベル」でタスクを分解していきます。そして「誰かに依頼」したり「次のタスクリスト」にまとめる、といった方法です。

 

GTDを始める上で頭の中のタスクを「全て書き出す」というのが実は一番難しかったりします(笑)が、流れとやり方さえ掴んでしまえば、仕事が格段に快適になります。

やることを四六時中「記憶しておく」ということが、皆様が思う以上に脳の負担になっていたことを実感できるでしょう。

 


まとめ

いかがでしたでしょうか?

今回はSeeds4bizが考える「忙しさの正体」と解決策としてのタスク管理、そして具体的な方法についてご紹介しました。

 

重ねてになりますが、やはり忙しい状態が続いてしまう問題は「記憶を辿りながら物事を頭の中で整理している」状態にあると思います。

そんなあなたは、ぜひリマインダーツールやGTDの力を借りてタスク管理を始めてみてください。記事内でご紹介したように、そのためのアプリやクラウドサービスは数多く登場しています。

 

ビジネスパーソンの皆様が仕事もプライベートもフルスロットルで謳歌できますように!