ビジネスチャットとは?|チーム連携を強化して事業活動を加速させよう

今回は「中小企業におけるビジネスチャット活用」をテーマに、ビジネスチャットの概要、そのメリットについて考えていきたいと思います。

 

働き方改革・感染症対策などを背景に、オフィスで顔を突き合わせる機会は相対的に減りつつあります。

  • 仕事のスピードが落ちてしまった
  • 従業員同士の情報連携をもっと密にしたい

といった悩みをお持ちの管理職の方、経営者の方もいらっしゃるのではないでしょうか?

 

今回ご紹介する「ビジネスチャット」なら、そういった悩みを解決するヒントにして頂けると思います。

似たような悩みをお持ちの方、興味がある方はぜひ参考にしてみてください。

  • ビジネスチャットとは?その概要とメリットを知る
  • 対面・電話やメール、WEB会議などとテキストチャットと違い

ビジネスチャット:気軽かつ効率的なチーム連携が可能

冒頭でお伝えした背景により「フレックス勤務」や「リモートワーク」といった新しい働き方が一般的になったことから、これまで以上に効率よく成果を出すことが求められています。

とはいえ、従業員同士・チーム間の密なコミュニケーションの重要さは、これからも変わらず重要なカギを握っているといって間違いないでしょう。

 

その点、ビジネスチャットは新しい働き方と相性もよく、「気軽かつ効率的なチーム連携が可能」という特徴を持っていますが、コミュニケーションの方法は多様化しており、それぞれの長所を活かす形での企業活動が求められています。

 

では「電話」や「電子メール」といったのコミュニケーション方法とは どのような違いがあるのでしょうか?

 



チャットでチーム連携するメリット

上の画像は「電話」「電子メール」「テキストチャット」「ビデオ通話」それぞれのコミュニケーションの特徴についてまとめたものです。

ここからは、テキストチャット(短文メッセージ)ならではのメリットについて考えてみたいと思います。

 

気軽で自由なコミュニケーション

テキストチャット形式が最も優れている点は「気軽かつ効率的なコミュニケーション」がとれる、ということでしょう。

「相手が商談中だと電話に出てもらえない」「メールに返信したいが、パソコンを開くスペース・時間がない」

といったケースは、外出の多いビジネスマンなら経験があるのではないでしょうか。

その点チャットアプリなら、スマホひとつあれば気軽にコミュニケーションを取ることができます。

例えば2駅程度の電車移動の合間でさえ、社内のメンバーと連絡をとるなどして 有効活用できるようになります。

 

【関連記事】仕事でも使える!iPhoneのビジネス活用アイディア|LINEや電話だけじゃない?

 

同時に複数人と意思疎通ができる

同時に複数人とコミュニケーションが取れるのもテキストチャットアプリのメリットと言えます。

急な電車の遅延に遭遇し、時間に遅れそうな時はありませんか?

「上長に電話して、打合せのメンバーに電話して・・・と思ったら上長は打合せ中で連絡が取れない・・・」

といった経験をお持ちの方も多いかもしれませんね。

事前に出勤連絡用グループを準備しておけば、電車の遅延で遅れそうな旨をカンタンに伝達することができます。(もちろん、遅れた理由はしっかりお伝えする必要はあると思いますが・・・)

 

感情表現でコミュニケーションを円滑に

「働き方改革」「感染症対策」の取り組みのひとつとして、リモートワークが急速に普及しました。

これによってWEBでの会議が増え、相手の表情が見えずに仕事をする、というケースも増えています。

「相手の表情が見えないので仕事が進まない・・・」という悩みをお持ちの経営者も多いのではないでしょうか。

一般的に、顔が見えない相手とのコミュニケーションが難しいのは「表情やしぐさが見えない⇒感情がわからない」ためだとされています。

 

ビジネスチャットアプリでは、スタンプ機能や絵文字を活用して感情を表現できる点もメリットと言えます。

 

とはいえあくまでも「仕事上のコミュニケーション」だという点には気をつける必要があります。くれぐれも、絵文字モリモリの「おじさん構文」にはご注意を・・・

 

無料のチャットサービスを利用するリスク

テキストコミュニケーションといえば、電話番号でやり取りする「SMS(ショート メッセージ サービス)」、一般向けに広く利用されている「LINE」などのテキストチャットアプリが思いつく方も多いと思います。

SMSとLINE、無料で利用するテキストチャットサービスではありますが、どちらも一般ユーザー向けに最適化されており、

  • 管理機能
  • ビジネスレベルのセキュリティ

といったビジネスユーザーに必要な機能は持ち合わせておらず、「管理機能」や「セキュリティの強化」は、いわば “守りのIT” と考えることができます。

無料のチャットツールを利用するか、有料でも管理機能・セキュリティ機能をもつビジネスチャットかー?

この判断は企業さまごとのセキュリティ・内部統制の考え方で変わってくるポイントかもしれません。

 

【関連記事】LINE WORKSとは|LINEと繋がるただひとつのビジネスチャット

 

まとめ

今回は「中小企業におけるビジネスチャットの活用」をテーマに考えてきました。

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