「脱Excell管理」の最適解?|エクセルの情報をスマホアプリ化する方法とは

今回のテーマは「エクセル依存から脱却(脱Excell)するアイディア」についてです。

 

普段の仕事に目を向けてみると、

  • 顧客リストから報告資料まで、何から何までエクセルで管理している

といった方もいらっしゃるのではないでしょうか。

 

そこで今回は「エクセル地獄から脱却することのメリットについて、そしてその具体的な方法」について考えてみたいと思います。

似たような悩みをお持ちの方、興味がある方はぜひ参考にしてみてください。

  • 意外と気付けない?エクセル管理の問題点を考える
  • 脱 Excell管理を実現する2つのアイディアがわかる



エクセル管理が抱える問題点とは?

そもそも「エクセル管理」にはどのような問題があるのでしょうか。

 

たしかに文字通り「なんでもできる」のが、エクセルの強みであることは間違いありません。

セルを方眼紙のように作り込んで「神エクセル」と言われるファイルが話題になったり、エクセルだけでゲームを開発できたりと、本来の使い方とはかけ離れている方法も存在しています。

 

たとえば、身の回りのオフィスに目を向けていただくと

  • Aさんのパソコンにだけ保管されているファイルがある。
  • 同じような情報を管理しているエクセルが5〜6個ある
  • どれが最新版のファイルか特定できない

といったエピソードは誰もが一度は経験したことのある話なのではないでしょうか。

 

【関連記事】DX担当者、必見。|日常業務に潜む「ムリ・ムダ・ムラ」を見つけ出す視点とは

 

「脱Excell管理」を実現のアイディア

そこでこの記事では”脱:Excell”のアイディアとして

  • クラウド型オフィス製品
  • ローコード開発環境

の2つをご紹介したいと思います。

エクセルが広く利用されている理由のひとつに「だれでもカンタンに使えるから」というものがあると思いますが、ご紹介する2つのアイディアはどちらも学習コストをかけずに始められる方法です。

ぜひ参考にしてみてください。

 

クラウド型オフィススイート

まず最初にクラウド型オフィススイート製品に切り替える方法です。

Google Workspace(グーグルワークスペース) やMicrosoft365など、クラウドで提供されるオフィススイート(Office Suite)製品では、エクセルファイルを「個人のパソコン」ではなく、「クラウド上」に保存します。

クラウド上に保存することにより、ファイルの作成者以外でも必要な時にアクセスできる仕組みが出来上がります。

厳密には「脱Excell」とは言えないかもしれませんが、冒頭でご紹介した「エクセル管理の問題点:独立した状態のデータ管理」という問題を解決できます。

オフィススイート製品は数百円/月 程度のサブスクリプションモデルで提供されていることが多く「安い・早い」というメリットもあります。

 

ローコードアプリ開発(LCDP/NCDP)

以前の記事 でもご紹介しましたが、ローコードアプリ開発も脱 Excell管理を実現するための選択肢となります。

ローコード開発環境では、マウス操作のみ(つまりプログラミング、コーディング不要)でアプリ・ソフト作成を行うことができます。

この特徴から、プログラミングが必要なアプリ開発と比較しても「現場が主導するDX」と高い親和性がある点が特徴です。

 

【関連記事】ローコード開発でDX化を加速!LCDP / NCDPの基礎知識・メリット

 

Google Workspaceユーザーなら「Appsheet」がオススメ

Google Workspace(グーグルワークスペース) のローコード開発環境でもある『Appsheet』をご存知でしょうか?Appsheetの概要について書かれた公式のヘルプページには

AppSheet は、コーディングの経験がなくても誰でもモバイル アプリケーションおよびウェブ アプリケーションを構築できる、コード不要の開発プラットフォームです。

AppSheet のアプリは、Google スプレッドシート、Excel、Cloud SQL、Salesforce、その他の類似コネクタのデータソースから構築できます。

AppSheet の概要

とあります。Appsheetも他のLCDPツールと同じように、

  • 利用中のエクセルファイルから始められる。
  • プログラミングの知識不要
  • スマホやPCからも参照・編集ができるようになる

という特徴をもっており、特にGoogle Workspace(グーグルワークスペース) 内のアプリとの連携部分に大きな強みを持ちます。

ちなみについ最近も、Googleのオンラインイベント「Google Cloud Next ’21」でGmailとAppsheetの統合が発表されており、画面を切り替えたり目的のアプリを探すことなく開発したAppsheetアプリにアクセスできるようになりました。

 

【関連記事】Googleのノーコード開発環境|AppSheetの基礎知識とできること

【関連記事】Google Workspceでできること Vol.1 Gmail でビジネスメールを始めよう

Gmail の受信トレイでノーコード アプリを利用する方法 ※外部リンク

 

まとめ

今回は、現場主導でDXを目指すための具体的な方法として「エクセル管理の問題点」と「脱Excell管理」のアイディアについてご紹介しました。

 

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