失敗しないコスト削減！Google Workspaceで増えすぎたサブスクをまとめよう
「コストを削減したい！でも生産性は犠牲にしたくない…」とお考えの中小企業経営者・スモビジオーナーの方へ
こんな悩みはありませんか？
- 便利なサブスクを複数利用しているが、利用料金が増加している
- 登録したサービスが増えすぎて、管理の煩雑さに頭を悩ませている
- コスト削減を図りたいが、ビジネスの効率や機能性を犠牲にしたくない
今日は「失敗しないコスト削減！Google Workspaceで増えすぎたサブスクをまとめよう」というテーマで、特に企業経営者や財務担当者の方々の参考になる情報をお伝えしていきます。
また記事の後半では、Google Workspaceをさらにオトクに利用する方法についてもご紹介しています。似たような悩みをお持ちの経営者の方は、ぜひ参考にしてみてください。
- 仕事に必要なサブスクをGoogle Workspaceにまとめるメリットがわかる
- もっとおトクに利用できる！nonetのGoogle Workspace請求代行サービスについて
増え続ける月額課金（サブスク）サービス、法人でも
NetflixにAmazon Prime、YouTube PremiumにEvernote、MoneyTree…
これは筆者が個人的に契約しているサブスク（月額課金サービス）の一部です。
お手頃な価格にも関わらず、高機能・豊富なサービスを提供しているサブスクサービスではありますが、際限なく増えてしまえば気づかぬうちに家計を圧迫していることもあります。
この流れは個人向けサービスのみならず、法人向けサブスクサービスでも起こり始めています。たとえばZoomにslack、dropboxなどなど。これらは仕事に必要な機能なのは間違いありませんが、それぞれのサービスが際限なく増え続けしまうと固定費が利益を圧迫してしまうケースも…
Google Workspaceで、増えすぎたサブスクをまとめよう
そんなお悩みを解決する方法のひとつとして、今日はGoogle Workspaceをご紹介させてください。
Google Workspaceとは、検索エンジン最大手のGoogle社がクラウドで提供するビジネス向けのアプリセット（＝グループウェア）」です。
現代のビジネスではほぼ必須と言ってよい
- ビジネスメール
- ファイル共有
- テキストチャット
- WEB会議
- 資料作成ツール
といった機能をひとつの契約で利用できるサービスです。
Google Workspaceなら、ここまで安くなる
Google Workspaceの標準プラン：Business Standardプランは、２人以上のチームに最適なプランです。
独自ドメインのビジネスメールはもちろん、スケジューラ、ファイル共有、WEB会議ツールなどの機能がひとつになって、ひとりあたり¥1,480-/月で利用できます。
※画像内の金額は税抜価格です。
Google Workspace５つの人気機能
Google Workspaceは、先に挙げた基本的な機能以外にも50を超えるサービスを追加料金ナシで利用できるのですが、この記事では５つの機能について特徴と合わせてご紹介していきます。
- ビジネスメール
- ファイル共有
- テキストチャット
- WEB会議
- 資料作成ツール
Gmail：ブランディングにも役立つ、オリジナルのメールアドレス
会社を設立して私たち起業家が最初に取り組めるブランディングには「WEBサイトの制作」「名刺作成」などがあります。
お客様とのやりとりに、フリーメールではなくオリジナルのメールアドレスを利用する、というのもブランディングのひとつです。
■【関連記事】「起業・創業後でもフリーメール」がNGなワケ｜ビジネス用メールのススメ
Google Workspaceで利用できるGmailの特徴として
- 企業のブランドをアピールできる（独自ドメイン利用）
- メールが使えなくなる心配が不要（稼働率99.9%保証）
- セキュリティの心配も不要（Googleの機械学習モデルで安心）
といった機能があります。
＼ 仕事でメールを使うなら ／
Google Drive：取引先とのやり取りに便利なファイル共有機能
仕事で利用するお見積りや料金表、成果物や報告書ファイルなど…
社員同士のみならず取引先とのファイル共有も、クラウドサービスを活用することで大幅に効率化できます。
ちなみに某有名クラウドストレージサービスの利用料は￥1,881（税抜）/月ほどでした。
ユーザーひとりあたり４TBの容量が利用できるGoogle Workspaceの標準プラン（￥1,360（税抜）/月）と比較すると、サービス単体でみてもGoogle Workspaceがおトクになる計算ですね。
Google Chat：カンタン・気軽に使えるビジネスチャット
同僚との気軽なコミュニケーションを目指して、テキストチャットを導入する企業は増えています。
プライベートで利用するチャットツールはLINEが一般的ですが、顧客情報や機密情報を取り扱うにはセキュリティに不安が残るのも事実でしょう。
実際、2021年には総務省や金融庁などが、連盟で政府機関や地方公共団体の業務にLINEの利用を禁止するガイドラインが発表されています。
Google WorkspaceにはGoogle ChatというWEB会議ツールやメールと連携可能なビジネスチャットツールが標準で搭載されており、コスト削減とセキュリティ強化に同時に取り組むことができます。
Google Meet：高画質・高音質のビデオ会議ツール
2020年のパンデミック以降、WEB会議ツールは急速に市民権を得ることになりました。
パンデミックが落ち着いた2024年でも、離れた場所で働く同僚・取引先と打合せするケースに活躍しています。
ちなみにGoogle Workspace版のGoogle Meetでは、プレミアム機能として
- グループ通話が24時間利用できる
- 通話内容の録画
- 最大1,000人が参加可能
といった機能が追加されています。
24時間通話や1,000人同時通話は利用する機会が限られると思いますが、会議の録画機能は欠席者にもカンタンに情報共有ができるため非常に便利です。
ファイルの共同編集機能で、生産性UP！
Google Workspaceが提供するファイル作成アプリには
- Google Document（文章作成）
- Google Spreadsheet（表計算ソフト）
- Goolge Slide（スライドショー）
があるのですが、いずれも複数の利用者が同時に編集できる機能を持っています。
他店舗展開されている飲食店さまが売上げデータを共有して各店舗の店長に入力してもらったり、海外に住むデザイナーと共同で企画書を作成したり。
「このファイルはXXさんが利用中のため編集できません」
といった場面を避けられるのはとても便利ですよ。
Google Workspaceに切替えると、ここまでオトクに！？
ここまでGoogle Workspaceの５つの人気機能についてカンタンにご紹介してきました。
これらの機能ごとにサブスクを契約した場合、ざっくりですが１人あたり¥6,811/月ほどの利用料になる計算でした。※詳しい計算は↑の画像を参照してみてください。
シンプルにGoogle Workspaceの標準プラン（Business Standard）にまとめたと仮定すると…約79.3％ほどのコスト削減になる計算です。
実際に弊社がご提案したお客様からも、目に見えにくい「管理コスト」という視点で
- 複数のID情報を管理する手間
- 採用、退職や人事異動の際に発生する手間
などが格段にラクになった、との声を頂いています。
もっとおトクにGoogle Workspaceを利用しませんか？
Google Workspaceの認定パートナーでもあるnonet 株式会社では、Google Workspaceの請求代行サービスをご提供しています。
請求代行サービスでは、今回ご紹介したGoogle Workspaceの活用支援の他に
- 毎月のご利用料金の割引き
- 活用サポート、従業員さま向けトレーニング
- CRMなど外部サービスとの連携ノウハウのご提供
といったサービスを追加料金ナシでご提供しています。おトクなGoogle Workspace利用に興味がある方は、お気軽にお声掛けください。
※すでにGoogle社と直接Google Workspaceをご契約中の方もお気軽にどうぞ！
さらに毎月３社限定で「無料オンライン壁打ち会」を開催しており、壁打ちベースでご相談いただける枠を設けております。nonetのコンサルティングを発注されるご予定のない方も、せっかくのこの機会をぜひご活用ください。
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