2023年1月25日

社内資料をGoogle検索できる”Cloud Search”で「あの資料どこ？」を撲滅しよう

資料を探すムダな時間が大キライな方へ。

  • 以前の提案資料・プレゼン資料を参考にしたい！
  • 過去のファイル・フォルダがバラバラで整理できていない
  • 会社にノウハウを貯めるナレッジ管理を始めたいけど・・・

といった悩みはありませんか？

今回ご紹介するGoogle Workspaceの機能「Cloud Search」を使うことで、その悩み解決にグッと近づくことができます。

 

社内のノウハウを蓄積して 会社を強くしたい！とお考え方は、ぜひ参考にしてみてください。

  • 社内資料を検索で探し出せる？Cloud Searchとは
  • Cloud Search活用で仕事の進め方はどう変わる？具体的なメリット

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「社内資料も Google検索で。」そう、Cloud Searchならね。

Cloud Searchとは、Googleがエンタープライズ向けに提供している検索エンジンです。

これにより、企業内のデータ（メール、ドキュメント、サイトなど）を安全かつ統一された方法で検索することができます。

“Googleならでは”の高度な検索アルゴリズムを採用しているため、関連性の高い結果を提供します。

 

Cloud SearchはGoogle Workspaceとも統合されており、Googleで欲しい情報を検索するのと同じような手順で社内の情報を素早く検索できます。

もちろん、セキュリティの心配も不要です。

 

＼あの資料どこ？はもうイヤだ！／

 

Cloud Searchを利用できるGoogle Workspaceのプラン

Cloud Searchは、Google WorkspaceのBusiness Standard以上のプランで利用することができます。（画像クリックで価格表を拡大表示）

Google Workspaceは１人あたり、毎月1,360円になる計算ですね。

 

※正式なお見積りのご相談はこちら から

 

Cloud Searchでここまで変わる、職種ごとの活用事例

Cloud Searchを導入すると、普段の仕事の進め方はどのように変わるのでしょうか。

ここからは、職種ごとに３つの活用事例をご紹介しながら解説したいと思います。

  • 営業・プリセールス
  • 法務
  • 総務・経理

さっそく見て行きましょう。

 

営業・プリセールス：過去の提案資料がすぐに見つかる

まずは営業・プリセールス向けの活用事例から。

取り扱う商品・サービスの幅が広い企業では、お客様からの相談の幅も広くなりがちです。

どんな相談にも応えられるように自社の商品・サービスを理解する努力は必要ですが、入社まもないメンバーはそれも難しいのが実情ではないでしょうか。

 

Cloud Searchを活用すると、「商品名」や「お客様からの相談内容」でキーワード検索するだけで、先輩や同僚たちの過去に提案した資料が候補として表示されます。

過去の類似事例・提案（＝会社としてのノウハウともいえます）を参考にすることで、まったくのゼロの状態から資料を作るよりも提案の品質を上げられる、というワケです。

 

個々人のデスクトップに保存されてしまっているファイルは対象外です。仕事で使うファイルはGoogle Driveへ保存されていることが前提になります。

 

法務部門：契約書の管理

Cloud Searchでは、ファイルのタイトルだけでなくファイル内の文字も検索対象になります。

更新が近づいている契約書、あなたの会社ではどのように追いかけているでしょうか？

・・・ファイルをひとつひとつ探していませんか？

Cloud Searchなら、検索窓に契約終了日入力して[検索]ボタンをクリックするだけで、該当する契約書ファイルが見つけられます。

 

総務・経理：PDFで保存した過去の請求書

ほかにも、スキャナーで取り込んだPDFの文字列が検索できるのも嬉しいポイントです。

2021年には いわゆるOCR（光学式文字認識）機能に対応したので、紙やFAXで受け取った請求書・見積り書もGoogle Driveで保存しておけば、何かあった時にCloud Searchでカンタンに見つけ出すことができます。

 

日々 書類の処理に追われている総務・経理の方、昇順にならんだキャビネットから、山積みになったバインダーを取り出して、資料を探す時間って大変ですよね…

ペーパレス化の取り組みとセットでCloud Searchを強くオススメします。

 

おトクにGoogle Workspaceを利用してみませんか？

Google Workspaceの認定パートナーでもあるnonet 株式会社では、Google Workspaceの請求代行サービスをご提供しており、ご契約いただいた方には追加料金ナシで

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