2023年3月20日

少数精鋭でも爆速成長！バックオフィス業務のDXに取り組む４つのメリット

少数精鋭の創業メンバーで、事業を爆速成長させたいとお考えの 若手経営者の方へ

  • 少数精鋭のチームで、同じ方向を向きつつ会社を成長させたい！
  • でも近頃、バックオフィス業務が煩雑になりつつある…
  • コストを抑えて自動化する方法はないかな？

こんな悩みはありませんか？

今日は「煩雑なバックオフィス業務の自動化」をテーマに、スタートアップ・中小企業の経営者へ参考になる情報をお伝えしたいと思います。

 

また記事の後半では、少数精鋭の組織に最適な、コストを抑えてバックオフィス業務を自動化する裏ワザについてもご紹介しています。

似たような悩みをお持ちの方は、ぜひ参考にしてみてください。

※PRを含みます

  • バックオフィス業務（＝非コア業務）を自動化するメリット
  • IT x BPRのプロが教える、費用を抑えてDXに成功する方法とは



小さな会社こそ、事務処理業務の自動化に投資しよう

スタートアップ・中小企業では、売上・利益獲得に密接に関わる業務（コア業務）にかける時間を増やせるかどうか、がとても重要なカギを握っています。

というのも、スタートアップ・中小企業は大手企業と比較すると相対的に資金やヒトが集まりにくく、いわゆる”全員野球”的な事業運営が求められるからです。

 

では、この記事のテーマでもある”バックオフィス業務（非コア業務）自動化”への投資には具体的にどのようなメリットがあるのでしょうか。

次の４つに分けて解説したいと思います。

  • コア業務にフォーカスできる
  • “万が一”への初動対応が早くなる
  • 業務の拡大にもスムーズに対応
  • 競合他社より優位に立てる

 

■【関連記事】創業直後の起業家は◯◯するな！？｜DropboxやAirBnbを育てたVCが掲げる５つの原則

 

理由１：”やりたいこと”にフォーカスできる

バックオフィスのDX化に成功すると、従業員の手作業による作業時間を削減し、生産性を高めることができます。また、人的ミスによる問題も減らすことができ、業務の品質向上やミスのリカバリー対応の削減にも繋がります。

結果として、お客様との商談や商品開発など、”やりたいこと＝コア業務”にフォーカスする下地が整っていきます。

 

ここで、とあるお客様の事例をひとつ…

新規事業に積極的に取組まれていたお客様で、「打刻や勤怠管理」「経費精算」と合わせた「給与計算の自動化」をご支援したことで、月末月初の仕事を時間にして約80％ほど削減することができたケースがありました。

この総務担当の方が優秀だったから。と言う部分も大きかったのですが、空いた時間を活用して総務部門の中に新事業を立ち上げ、案件を獲得し始めていらっしゃるようです。

まさに、”やりたいこと”にフォーカスする下地づくりに成功したケースと言えるのではないでしょうか。

 

理由２：”万が一” への初動対応が早くなる

バックオフィスのDX：２つ目のメリットは、より正確かつ迅速に現状把握ができ、万が一への初動対応が早くなる。という点を挙げたいと思います。

・・・突然ですが、みなさまの会社では「月次決算書」を作成していますでしょうか？「決算書？年に一度だけで充分でしょ？」という考えをお持ちの方も多いかも知れません。

 

ですが、もしも「今よりずっと短いサイクルで、最新の決算書をチェックできる仕組み」がある、としたらいかがでしょうか。

資金繰りの”万が一”、売掛金回収の”万が一”など…より正確かつ迅速に現状把握ができることで、万が一への初動対応を早められるとは思いませんか？

ここでは管理会計を例にあげましたが、筆者が支援していて特に大きな成果が出やすいと感じているのは、マーケティングや営業活動のデジタル化です。

オススメする詳しい理由は「顧客第一：カスタマーファーストを実現するCRMシステム導入のすゝめ」の後半部分（データから”示唆”を得て、営業活動を最適化できる）を参考にしてみてください。

 

理由３：急な事業拡大にも対応できる

３つ目のメリットは従業員の負荷を軽減し、企業が扱える業務量を増やすことができる、というものです。これにより、企業はより多くの業務を処理し、ビジネスを拡大することができます。

わかりやすくいうと”特需”の波が来た際にうまく乗り切れなかった、という状況を避けられる。ということです。

 

急に明日から受注が３倍に増えた！といって 数ヶ月で対応可能な人材を採用〜教育するのは至難の業ですが、上手にITツールを活用すれば大きな業務負荷もなくスムーズに対応することも可能なのです。

※ここ最近のITツールは急な需要拡大にも対応できる”拡張性”を備えているケースがほとんどです。

 

理由４：競合他社に差をつけられる

バックオフィスのDX化で業務プロセスを改善できれば、競合他社に比べて競争優位性を持つことも絵空事ではありません。

 

・・・よくある営業商談で、こんな経験はありませんか？

「ーそれでは、今回お打合せした情報をもとに、まずはお見積りをお送りいたします。」

「ありがとうございます。お見積りはいつごろ提示いただけそうでしょうか？」

「はい、３週間後です。」

ズコー！！！！！！！です。３週間て！！！（昭和生まれの部分が出てしまいました…）

 

当然、仕入れ先・関係各所との仕様調整や、見積りの価格が数千万円を超えるケースなど…管理職〜役員の承認が必要だったり関係者間での合意形成が必要だということも理解できますが、

  • 見積り作成
  • 社内レビュー
  • 採算性チェック
  • 見積り提示

と、見積り提示にかかる工程で毎度毎度の判断が求められる業務フローでは、競合他社から遅れをとってしまうケースも出てきます。

 

コストを抑えて自動化したい？それなら…

ここまでで、バックオフィス業務の自動化に投資すべき理由を４つほどリストアップしてみました。

とはいえ現実問題、小さな会社ではおカネもノウハウもない場合がほとんどだと思います。

やはりコストを抑えて自動化したい！という考えは絵に書いた餅なのでしょうか…

 

・・・決してそんなことはありません。

たとえばスモールビジネスや中堅・中小企業に特化したクラウド型ERP「マネーフォワード クラウド」なら

  • 見積り書・請求書・領収書の作成〜送付
  • 請求データをもとに売上推移の把握
  • 経費申請〜承認〜支払い
  • 勤怠管理・給与計算
  • 年末調整〜社会保険〜マイナンバー受け取り

など…豊富な機能で小さな会社のバックオフィス自動化をサポートしてくれます。

いわゆる”サブスク型”の月額課金型サービスで、標準プランなら月額 4,980円〜利用できます。（24時間ジムの利用料より安い！）

 

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■【関連記事】小さな会社のバックオフィスはこれひとつ！｜マネーフォーワードクラウドとは 

 

まとめ

今日は「中小・零細企業こそバックオフィス業務を自動化すべき理由」について、オトクなキャンペーン情報を交えつつご紹介しました。

 

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今回の内容が「参考になった、興味をもてた」と言う方は、ぜひ他の関連記事からも興味のある情報（ビジネスの”タネ”）を探してみてください。

 

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