契約書をデジタル化してハンコ出社をなくす|電子契約サービスの基礎とメリット

今回のテーマは「契約書を電子化(デジタル化)するための考え方」についてです。

 

以前の記事 では、「リモートワーク導入を見越した”ペーパレス化”」の重要性と、それを進める手段として

という2つの考え方をご紹介しました。とはいうものの、

  • 電子契約って最近よく耳にするけど、どんな仕組み?
  • 活用できると何がうれしいの?

といった疑問が浮かんだ方も多いのではないでしょうか?

 

そこで今回は「契約書を電子化する電子契約サービスの概要、リモートワーク導入とのつながり」について。そして後半では「3つのメリット」を詳しく解説していきます。

似たような悩みをお持ちの方、興味のある方はぜひご覧ください。

  • そもそも契約書を電子化するサービス? 概要を理解できる
  • 電子契約を活用することで得られる◯つのメリット

契約書を電子化して「ハンコ出社」をなくそう

契約書を電子化する「電子契約サービス」 とは、

電子署名やタイムスタンプ、などで信頼性が担保された電子ファイルをもとに、契約の合意成立を行う手段

としてお伝えしています。

・・・もう少し噛み砕いてお伝えするなら「紙の書類ではなく、デジタルデータで契約を締結すること」「契約締結プロセスの一部を電子化すること」と考えて頂くとイメージしやすいでしょうか。

 

リモートワーク導入率と「ハンコ押すための出社」

とある調査結果が示すところによると、スタートアップ・中小企業において リモートワークが思うように進まない理由のひとつに「ハンコを押すため”だけ”の理由で出社している」という現状があるようです。

前回記事では、これを解決し「リモートワークを見据えたペーパレス化」を実現する手段のひとつとして「電子契約サービス」と「インターネットFAX」をご紹介しました。

 

※根拠となる調査結果などはの関連記事にてご確認ください。

【関連記事】ペーパレス化の進め方|電子契約・インターネットFAXの活用で脱 “ハンコ出社”?

「行政手続きの99.247%で押印廃止」河野大臣が明らかに ※外部リンク

 

電子契約を活用するメリット3選

ここまでで、簡単に電子契約サービスの概要について解説しました。

次に「電子契約サービスで何がうれしいのか?」(=活用のメリット)という点についてご紹介したいと思います。

筆者が考えている電子契約サービスを利用するメリットとは、大きく次の三つです。

  • 契約業務の効率化・ペーパレス化
  • コンプライアンスの強化
  • 大幅なコスト削減

それぞれ詳しい解説をみていきましょう。

 

契約業務の効率化・ペーパレス化

電子契約を導入する上での一番のメリットは、やはり「契約業務の効率化」と「ペーパレス化」を加速できるところにあります。

紙の契約書を用いた合意成立のためには、大まかに

  • 契約書の作成
  • 印刷・2部製本
  • 契約書の郵送
  • リーガルチェック・押印
  • 契約書の1部返送

といったプロセスが必要となります。(画像クリックで拡大)

一方、電子契約を活用することによって「印刷・製本」や「郵送」、「返送」といったプロセス(画像でいうところのStep2・3、5)を省略することができ、口頭合意〜契約書締結までのリードタイムを大幅に短縮することができます。

 

コンプライアンスの強化

電子データを取り扱うことのメリットのひとつに「操作ログを保管できる」というものがあります。

わかりやすく言い換えると「誰が、いつ、どのファイルを改ざんしたのか」をすぐに発見できる(=つまりコンプライアンスを強化できる)ということですね。

紙の書類は、その書類自体が破棄されてしまった時点で「改ざんされたか、されていないか?」の証明はほぼ不可能になります。(世に言う悪魔の証明)

つまり電子契約は、コンプライアンスを強化する手段としても、大きな役割を果たすことになるのです。

【関連記事】実録!経理担当者が経営者に「求めたいこと」

 

大幅なコスト削減

紙で契約書を締結するためには、先ほど挙げた「契約書の印刷・製本」や「郵送」といった業務が必要です。

この二つの過程では、

  • 印刷コスト
  • インク・トナー、紙など消耗品のコスト
  • 封筒のコスト
  • 郵送コスト
  • 印紙税
  • 置き場所(物理的スペース)のコスト

といった目に見えるコストはもちろん、その業務に従事する社員の人的コストも上乗せされることになります。

電子契約の導入でこういったコストを削減できるのも大きなメリットのひとつと言えるのではないでしょうか。

 

まとめ

今回は 電子契約・電子印鑑の概要、そしてそのメリットについてご紹介しました。

ご紹介した電子契約サービスは、以前ご紹介したインターネットFAXと並んで、「リモートワーク導入を見据えたペーパレス化」を強力に後押しするサービスです。

ぜひ検討のテーブルに乗せていただき、リモートワークで快適な環境を整えてみてください。

 

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