【徹底解説】ペーパレスの進め方|電子契約・ネットFAXで “No More, ハンコ出社”

以前の記事 では、リモートワーク、WFH(ワークフロムホーム)でも生産性を落とさないための「重要なポイント」として

  • 紙のデジタル化(ペーパレス化)
  • 共同作業のための環境づくり

の2つをご紹介しました。

今回はそのうちのひとつ「ペーパレス化を実現するための進め方」がテーマです。

 

2020年以降、社員の健康や会社の存続を守るためにも、リモートワーク導入を “緊急性の高い課題” として考えている企業が増えています。

とはいえ現実問題、「リモートワークを実現するうえで”紙のデジタル化”が課題」だとわかっていても、

  • どの業務から紙をなくすべき?
  • 「紙⇒デジタル化」のための具体的なソリューションは?

といった悩み・疑問をお持ちの起業家・若手経営者の方は少なくないのではないでしょうか。

 

その中でも特に「請求書・発注書の処理」「契約書類への押印」の二つの業務にフォーカスを当て、具体的な解決策と併せてご紹介したいと思います。

似たような悩みをお持ちの方は、ぜひ 参考にしてください。

  • 中小企業において、ペーパレス化が進まない理由を考える
  • FAX出社・ハンコ出社から脱却!する2つの方法

調査レポートから見る「ペーパレス化のリアル」

「テレワークでも出社が必要な理由」のアンケート調査結果(出典元:free株式会社)

まず最初に、前回記事 でもご紹介した「テレワーク中でも出社が必要となる理由」(出典元:freee株式会社、2020年4月13日 実施)の調査結果についておさらいしておきましょう。

この調査によると、リモートワークを継続できない理由の上位5つのうち 3つにおいて「 “紙” で仕事をしていること」によるものだということが明らかになりました。(画像クリックで拡大)

 

冒頭でもお伝えした通り、企業にとっての「リモートワーク導入」は緊急性の高い課題となっています。

とはいえ調査結果に目を通してみても、スタートアップや中小企業のリアルな現状として「ペーパレス化をどのように実現するか?」という大きなハードルを超える必要があるのは間違いなさそうです。

 

小規模・中小企業を対象にしたアンケートということもあり、大企業のそれと比較しても「ITツールの導入・活用が十分でない」という背景もあるかも知れません。

 

ペーパレス化は「どの仕事」から始めるべきか

ではペーパレス化を進め、その先のリモートワーク導入を成功させるために、具体的にどの業務から手をつける必要があるのでしょうか?

これは先ほどご紹介した 調査結果 の中に「業務選定のヒント」が隠されています。

  • 1位:取引先からの「書類確認・整理」
  • 3位:請求書などの「郵送業務」
  • 4位:契約書などの「押印作業」

この1位と3位の「書類確認・整理」と「郵送業務」は、郵送やFAX送受信などの「紙でのやりとり」に起因するもので、4位の「押印作業」についてはもう一つ「ハンコ」という要因がありそうです。

 

そこでこの記事では、とくに改善に成功したときの影響が大きいと考えられる

  • 請求書・発注書の処理
  • 契約書類への押印

の2つの業務にフォーカスを当て、ペーパレス化を進める方法について考えていきます。

 

「請求書・発注書処理」をペーパレス化

まずは「請求書・発注書」の処理について。

上の図(画像クリックで拡大)は、「請求書・発注書の処理業務」のDX化をフェーズ分けしたものですが、みなさまの会社ではどのような方法を取っているでしょうか?

この図でいうところの「②:FAXでの送受信」で業務を行なっているのであれば、ペーパレス化を実現するまでもう一歩のところに来ています。

これはインターネットFAXを活用することで、外出先からも参照・送受信に対応することができるからです。

 

インターネットFAXを導入し、スマホ(パソコンでもOK)でFAXを受取るメリットには他にも

  • 通信費・FAX紙などのコスト削減
  • 実務・管理業務の効率化
  • いつでも、どこでも参照・送受信できる

といったものが挙げられます。

特にこの記事のテーマである「リモートワークを見据えたペーパレス化」の視点で考えると、「いつでも、どこでも参照・送受信できる」というメリットに大きな価値があると言えます。

 

つい先日も、河野 規制改革担当相の「中央省庁のテレワークを阻む要因の一つにファクスの利用がある」という発言がニュースになり、大きな話題となりました。

 

霞が関でFAX廃止へ 河野大臣「テレワークの阻害要因」 ※外部リンク

 

契約書のデジタル化でペーパレス化が進む

「ハンコを押印するため”だけ”」の出社ー。

いわゆる「ハンコ出社」から脱却する方法として、WEB完結型の電子契約サービスの導入は素晴らしい選択肢のひとつです。

河野太郎行革担当相(2020年 当時)によると、行政手続きにおいても 99%以上で押印を廃止できるとしており、そう遠く無い将来、この考え方は民間企業の取引きにおいても浸透していくと考えられます。

 

とはいえ、経営者や総務のご担当の方へ電子契約サービスをご紹介すると、「それって法律的にダイジョウブなの?」と言ったご質問を頂くことが多くあります。

実は2020年の民法改正によって「契約成立において、書面は必ずしも必要でない」という方針 が新たに明文化されています。
つまり、噛み砕いてお伝えするなら「電子契約でも問題なし」です。

 

第522条(契約の成立と方式)

2 契約の成立には、法令に特別の定めがある場合を除き、書面の作成その他の方式を具備することを要しない。

「行政手続きの99.247%で押印廃止」河野大臣が明らかに ※外部リンク

 

まとめ

今回はリモートワーク導入を見据えた「ペーパレス化」の具体的な手段として

の2つの考え方についてご紹介しました。

 

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