「インターネットFAX」がFAX廃止への第一歩?スマホアプリでの送受信に対応する

今回は「インターネットFAXの概要とメリット」について解説します。

 

前回の記事 では、「リモートワーク導入や生産性向上を見越した”ペーパレス化”」の重要性、そして実現のための方法として「インターネットFAX」と「電子契約」という2つの考え方をご紹介しました。

とはいうものの、

  • そもそも、インターネットFAXってなに ?
  • 固定FAXと比較して、どんなメリットがあるの?
  • 「ペーパレス」と「インターネットFAX」がどう繋がる?

という疑問をお持ちの方も多いのではないでしょうか。

 

そこで今回は「インターネットFAXの概要」、そしてその「3つのメリット」をご紹介していきたいと思います。

似たような悩みをお持ちの方、興味のある方はぜひご覧ください。

 

つい先日も、河野 規制改革担当相の「中央省庁のテレワークを阻む要因の一つにファクスの利用がある」という発言がニュースになり、大きな話題となりました。

霞が関でFAX廃止へ 河野大臣「テレワークの阻害要因」 ※外部リンク

 

  • インターネットFAXとは?概要を理解する
  • インターネットFAXの3つのメリットを知る



インターネットFAXとは?

インターネットFAXとは「パソコンやスマートフォン上でFAXの送受信・参照機能が提供されたサービス」を指しています。

もちろん提供される事業者ごと・サービスごとに特色はありますが、たとえば取引先から送られた書類はメール参照することで確認できる、といった機能を持つサービスです。

これによりオフィスや外出先のみならず、在宅ワークでも内容を確認(もちろん送受信も!)できる仕組みです。

 

前回の記事 でも、「リモートワークを見据えたペーパレス化」を実現する手段のひとつとして、インターネットFAXをご紹介しましたね。

【関連記事】まだハンコ出社? ペーパレス化を加速する「電子契約・インターネットFAX」のススメ

 

インターネットFAXの3つのメリット

インターネットFAXには、大きく分けて次の3つのメリットがあると考えています。

  • コストの削減
  • 業務効率のUP
  • デバイスフリー、ロケーションフリー

さっそく詳しい解説をみていきましょう。

 

「コスト削減」

固定FAXを廃止し、インターネットFAXを導入することで、さまざまなコストを抑えることができます。

一般的に、固定のFAX機を利用していることで

  • 電話番号の取得費用
  • 固定回線の費用
  • FAX機器の費用
  • 紙・インクなど消耗品費用

といった「金銭的なコスト」が発生しています。

インターネットFAXでは、1,000円〜程度の月額費用と送受信枚数に応じた月額費用だけで利用することができ、大幅なコスト削減を実現できる、という大きなメリットがあります。

【関連記事】中小企業こそ”クラウド活用”で攻めのIT投資を

 

「業務効率」が上がる

インターネットFAXには、送受信データをサーバー上で管理できるというメリットもあります。

オフィスデスクの上に山積みにされた書類から、「取引先から送ってもらったはずの発注書」 を探しだすことに時間を使う必要はありません。

必要なことは、パソコンやスマートフォンからサーバーに残された履歴を参照するだけです。

 

ちなみに、文房具メーカーで有名なコクヨ株式会社が2017年に行った調査 によると、社会人1人が書類を探す時間は 1日平均で約20分、年換算すると80時間ほどが “書類探し” のために使われているそうです

インターネットFAXの導入によって、この80時間分のムダ削減(=業務効率UP)にも繋げられそうですね。

 

「時間や場所」の制限がなくなる。

最後に、筆者がもっとも言いたかったメリットをお伝えします。

 

それは「リモートワーク導入の “布石” になる」というものです。

ご紹介しているように インターネットFAXが持つ「スマホ1台で送受信・参照ができる」という機能は、

  • 取引先からの「書類確認・整理」
  • 請求書などの「郵送業務」

などの理由で 「リモートワークを導入したいけど、踏み切れてない・・・」という企業を、強力にサポートします。

たとえそれが「創業間もない個人事業主」や、「多額のIT投資が難しい中小企業」であってもー、です。

 

まとめ

今回は「インターネットFAXの概要とメリット」についてお伝えしました。

今の職場で請求書などをFAXで送受信しており、リモートワーク導入が進んでいない、という方は参考にして頂けたのではないでしょうか。

【関連記事】「インターネットFAXサービス」4つを比較してみました

 

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