現場主導で生産性を上げる4つのアイディア｜マネージャーは現場を知らない？
今回は「現場メンバー主導で生産性を上げるための考え方」についてです。
突然ですが、この記事を読んで頂いているということは、あなたも
- なんとかカイゼンしたい “非効率な仕事” がある！
- でも上司やシステム担当は 現場の苦労をわかってくれない・・・
- 現場主導で、なんとかカイゼンする方法はないのか！？
と言った想いをお持ちの方の一人でしょうか？
今回は、仕事に真剣に取り組んでいるあなたに向けて「現場主導で生産性を上げる4つのアイディア」をご紹介したいと思います。
企業の管理職の方・コンサルティング１年生の方は、ぜひ参考にしてみてください。
- 現場主導で仕事をラクにするためのポイントを理解する
- 生産性UPのためのアイディアを知る
上司や情シスは現場をわかってくれない？
月に一回程度の小さなタスクから、毎日のように関わる仕事までー。
「これって◯◯の方が効率いいじゃん」「これってやる意味あるのかな？」といった想いを抱えながら、日々を過ごしている方も多いのではないでしょうか。
中には同僚の方や上司、情報システムの方を巻き込んで「もっといい方法」を模索された方もいらっしゃるかもしれません。
とはいえ、情報システム部のメンバーはあくまでも「システム・ITのプロ」であって「現場を十分に理解できているプロ」だ、というワケではないケースも少なくありません。
そういった意味でも “現場を知っている方” がリーダーとなって改善を進めていく方法がベターなのは間違いないでしょう。
では、具体的にどのような方法で「現場のカイゼン」を進めると良いのでしょうか？
■【関連記事】「業務フロー」で仕事を可視化すべき理由？見えてくるメリットとは
現場主導のカイゼンに必要なポイント
Seeds4Biz編集部が考えている「改善に必要なポイント」は２つあります。
先に挙げたとおり「現場のメンバーが主導すること」。そしてもうひとつはやはり「ITを上手に活用すること」だと思います。
とはいえ、現実問題として改善チームのメンバーが「専門的なIT知識」を持っていなかったり、会社のルールで「10万円以上の予算が組めない」など、さまざまな事情（制約事項）に縛られるケースもあるのではないでしょうか。
そこで、ご紹介する４つのアイディアは
- 専門的なIT知識は不要
- 現場の改善チーム主導で できる
- 年間コスト10万円以下
という３つのポイントを抑えながら、しっかりと効果を出せるものに絞ってお伝えしたいと思います。
現場主導で生産性をUPするアイディア４選
ここからは、具体的に４つのアイディアを解説していきます。
- リアルタイムな情報共有
- 入館管理の「紙とバインダー」をなくす
- スマホ＋QRコードで在庫を管理
- 企業内 Q&A（FAQ）を共有
大きな失敗が少ないアイディアを中心に集めています。さっそくみていきましょう。
リアルタイムな情報共有
まずは基本中の基本とも言える「従業員間の情報共有」の方法についてです。
Googleが提供する業務アプリ『GoogleWorkspace』を導入すれば、
- ひとりにひとつのメールアドレス
- 部署で共通のメーリングリスト
- リモートワークに必須のWEB会議
- 同じ表計算シートを同時に編集できる
といった機能を使うことができます。（費用も680円/月〜程度です。）
また、同じくGoogle が提供している「Appsheet」というサービスを活用すると、共有ドライブに保存されているGoogleスプレッドシートを、そのままスマホアプリに置き換えることも可能です。
■【関連記事】Googleのノーコード開発環境｜AppSheet の基礎知識とできること
入館管理の「紙とバインダー」をなくす
このAppsheetは非常に便利で、これまで「紙＋ペン＋バインダー」で管理していた入館管理もスマホアプリ化することができます。
アプリの作り方も非常にカンタンです。
「入館者名・入館/退出時間・アポイント先・確認欄」など、入館管理表のフォーマットが確定しているのであれば、それをそのままGoogleスプレッドシートで作成してAppsheetのソースファイルとして読み込むだけ。
「ISOの許認可を継続するために必要、でも管理が面倒！」な入館管理のしくみも、Appsheetの力を使えば半日で簡素化することができますよ。
企業内 Q&A（FAQ）を「スマホから投稿・確認」
「業界用語の意味」や「経理の仕分ルール」など、ググればわかるような知識はGoogle先生に聞いていただくとして。
細かな社内ルールなど、誰に聞けばいいのか わからなかったりしませんか？
若い方からすれば、忙しそうな先輩に何度も聞くのは申し訳ないでしょうし、先輩社員からしても、似たようなことを別の若手にもう一度伝えるのが手間かもしれませんね。
そんな時には社内版Yahoo!知恵袋とも言える「企業内Q&A（FAQ）」がオススメです。
Yahoo!知恵袋をご存知ない方のために軽く説明しておくと、一般ユーザーが質問を投稿し、詳しい方に答えてもらうQ&A（FAQとも）サービスで、これに似た仕組みを社内につくる、というアイディアです。
これはSlackやChatworkといった「社内SNS・チャットツール」を活用することでも実装できそうですね。
「スマホ＋QRコード」で商品在庫を管理する
Appsheetの活用事例をもう一つ。
Appsheetを活用すると、小売・卸売・物流業界において必須とも言える「在庫管理」さえ、商品に貼り付けたQRコードとスマートフォンを使って簡単に行うことができます。
スタートアップや中小企業では、巨大EC企業：Amaz◯nのようなシステムの導入は難しいかもしれませんが、ほんの少しの情報収集で、低価格・カンタンな仕組みで効率化するアイディアが転がっていたりします。
改善サイクルのスタートボタンを押そう
現場を大きく変えるための最初の一歩は、「今の仕事を少しずつ減らしていくこと」だと思います。
大きな投資なしに “1” の仕事を “0” にするのは難しいですが、工夫次第で “1” の仕事を “0.5” にすることは不可能ではありません。
これを積み重ねて 大きな時間を作ることで、もっと大きな改善にチャレンジすることができるからです。
また、現場の改善活動は 常に試行錯誤で続いていくということも理解しておく必要があります。
新しい技術の登場や需要の変化に取り残されないために、ぜひあなたも「改善サイクルのスタートボタン」を押して、会社をカイゼンに強い組織に変える一歩を踏み出してみてください。
もし自社での設計が難しければ、外部のコンサルティング会社に相談するのも有効です。
デジタル化とDXに強いnonet 株式会社では、業務コンサルティングのメソッドをベースに、業務の棚卸しからシステムの導入まで現場主導のカイゼン活動をトータルでご支援しています。
また毎月３社限定で「無料オンライン壁打ち会」を開催しており、壁打ちベースでご相談いただける枠を設けております。コンサルティングを発注されるご予定のない方も、この機会をご活用ください。
まとめ
今回は「現場メンバー主導で改善を進めるポイント」について考えました。
当サイト：Seeds4Biz（しーずふぉーびず）では、創業〜新たな事業の展開に至るまで、”ビジネスのタネ” に繋がるような情報を幅広く発信しています。
今回の内容が「参考になった、興味をもてた」と言う方は、ぜひ他の関連記事からも興味のある情報（ビジネスの”タネ”）を探してみてください。
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