2021年12月27日

Google Workspaceでできること Vol.4 ファイル共有・共同編集で生産性UP！

Google Workspace（グーグルワークスペース） の機能について深堀り解説していく「Google Workspaceでできること」シリーズ。

 

第４回目にあたる今回は「Googleドライブ（ファイル共有/クラウドストレージ）」についてです。

興味のある方はぜひ参考にしてみてください。

※「Google Workspaceでできること」シリーズのバックナンバーはこちら

【無料ダウンロード】Google Workspace活用ガイド

  • Google ドライブの機能と活用メリットを知る

Googleドライブ：ビジネス版オンライン ストレージ

Google Workspace（グーグルワークスペース） 版のGoogleドライブも、ビジネス利用・チーム利用に最適化されています。

さまざまな種類のファイル（スプレッドシート、画像、動画・・・）を保存することができるのはもちろん、いつでも・どこでもファイルにアクセスできるのも大きなメリットと言えるでしょう。

 

「売上管理のためのエクセルファイルが、総務部のAさんのパソコンのハードディスクで管理されている」

といったことはありませんか？

これではAさんが海外旅行にいったり、体調不良で仕事を休んでしまうと「売上管理」にかかわる仕事が滞ってしまいます。

 

Google Workspace版 Googleドライブにファイルを保存しておくことで、こう言ったケースを避けることができます。

 

ビジネスでGoogleドライブを活用する４つのメリット

ここからはGoogleドライブの機能・活用することのメリットについてご紹介したいと思います。

今回ご紹介するのは

  • 共有スペースでの共同作業
  • PCからファイルへ直接アクセス
  • Googleならではの高度な検索機能
  • セキュリティ・社外秘 情報の管理

の４つです。いずれの機能も、Google Workspaceの基本的なコンセプトである「共同作業（コラボレーション）」を意識したものとなっていることをイメージ頂けると思います。

さっそくみていきましょう。

 

オンライン上の作業スペースで、離れた同僚と共同で作業ができる

まず最初に共有スペースとして共同作業を実現できる、というメリットから。

Google WorkspaceのStandard以上のプランでは、共有ドライブ機能が利用できます。

 

これは会社・チーム利用するファイルを、クラウド上のGoogleドライブで安全に保存することがでキル機能で、保存されたファイルは共同で所有されるため、メンバー全員が常に最新のファイルにアクセスできます。

またファイル形式によっては同じファイルを同時編集も可能のため、「誰かが編集しているから作業できない！」といった問題が発生せず、生産性の向上に繋がります。

 

PCからファイルへ直接アクセス出来る

無料で提供されているGoogle FileStreamというアプリを利用すると、パソコンからファイルに直接アクセスでき、ディスク容量を気にする必要がありません。

そもそもクラウドストレージサービスのデメリットの一つに、「ファイル同期に時間がかかる」という問題があります。

この機能を活用することで「ただ同期が完了するために待つだけの時間」を減らし、仕事を終わらせるために時間を使えるようになります。

 

「Google ならでは」の高度な検索機能で、資料を探す時間をゼロに。

Googleドライブ内のファイル検索は「Googleならでは」の検索機能が役に立ちます。

AI機能がキーワードを入力中もリアルタイムで予測・表示し、必要と思われるファイルを提案してくれます。

もちろんフォルダで階層を分ける形でファイル管理を行うことも可能です。

 

セキュリティ・情報漏洩対策もバッチリ。

Google ドライブに保存されたファイルは、組織外ユーザーに共有するよう指定しない限り、ファイルが公開されることはありません。

ファイルの操作権限についても「職務レイヤーごと」「ユーザーごと」に権限設定が可能です。

ダウンロード・編集・閲覧のみなど、組織のポリシーにそった権限を割り当てることができるため、社内の機密情報漏洩を防ぐための機能も様々です。

 

おトクにGoogle Workspaceを利用してみませんか？

Google Workspaceの認定パートナーでもあるnonet 株式会社では、Google Workspaceの請求代行サービスをご提供しており、ご契約いただいた方には追加料金ナシで

  • 毎月のご利用料金の割引き
  • 活用サポートを無料で利用可能
  • CRMなど外部サービスとの連携ノウハウのご提供

といったサービスをご提供しています。※すでにGoogle社と直接Google Workspaceをご契約中の方でもご利用いただけます。

おトクなGoogle Workspace利用に興味がある方は、お気軽にお問合せください。

>>詳しい話を聞いてみる

 

さらに毎月３社限定で「無料オンライン壁打ち会」を開催しており、壁打ちベースでご相談いただける枠を設けております。nonetのコンサルティングを発注されるご予定のない方も、せっかくのこの機会をぜひご活用ください。

>>壁打ち会の席を確保する

 

IT・テック