Google Workspaceでできること Vol.4 ファイル共有・共同編集で生産性UP!

Google Workspace(グーグルワークスペース) の機能について深堀り解説していく「Google Workspaceでできること」シリーズ。

 

第4回目にあたる今回は「Googleドライブ(ファイル共有/クラウドストレージ)」についてです。

興味のある方はぜひ参考にしてみてください。


※「Google Workspaceでできること」シリーズのバックナンバーはこちら


【無料ダウンロード】Google Workspace活用ガイド

  • Google ドライブの機能と活用メリットを知る

Googleドライブ:ビジネス向けオンライン ストレージ

Google Workspace(グーグルワークスペース) 版のGoogleドライブも、ビジネス利用・チーム利用に最適化されています。

さまざまな種類のファイル(スプレッドシート、画像、動画・・・)を保存することができるのはもちろん、いつでも・どこでもファイルにアクセスできるのも大きなメリットと言えるでしょう。

 

「売上管理のためのエクセルファイルが、総務部のAさんのパソコンのハードディスクで管理されている」

といったことはありませんか?

これではAさんが海外旅行にいったり、体調不良で仕事を休んでしまうと「売上管理」にかかわる仕事が滞ってしまいます。

 

Google Workspace版 Googleドライブにファイルを保存しておくことで、こう言ったケースを避けることができます。

 

Googleドライブの活用メリット

ここからはGoogleドライブの機能・活用することのメリットについてご紹介したいと思います。

今回ご紹介するのは

  • 共有スペースでの共同作業
  • PCからファイルへ直接アクセス
  • Googleならではの高度な検索機能
  • セキュリティ・社外秘 情報の管理

の4つです。いずれの機能も、Google Workspaceの基本的なコンセプトである「共同作業(コラボレーション)」を意識したものとなっていることをイメージ頂けると思います。

さっそくみていきましょう。

 

共有スペース上での共同作業

まず最初に共有スペースとして共同作業を実現できる、というメリットから。

Google WorkspaceのStandard以上のプランでは、共有ドライブ機能が利用できます。

 

会社・チーム利用するファイルを、クラウド上のGoogleドライブで安全に保存することができます。

保存されたファイルは共同で所有されるため、メンバー全員が常に最新のファイルにアクセスでき、またファイル形式によっては同じファイルを同時編集することもできます。

 

PCからファイルへ直接アクセス

無料で提供されているGoogle FileStreamというアプリを利用すると、パソコンからファイルに直接アクセスでき、ディスク容量を気にする必要がありません。

クラウドストレージサービスのデメリットの一つに、「ファイル同期に時間がかかる」というものがありますが、この機能を活用することで「ただ同期が完了するために待つだけの時間」を減らし、仕事を終わらせるために時間を使えるようになります。

 

「Google ならでは」の高度な検索機能

Googleドライブ内のファイル検索は「Googleならでは」の検索機能が役に立ちます

AI機能がキーワードを入力中もリアルタイムで予測・表示し、必要と思われるファイルを提案してくれます。

もちろんフォルダで階層を分ける形でファイル管理を行うことも可能です。

 

セキュリティ・情報漏洩対策

Google ドライブに保存されたファイルは、組織外ユーザーに共有するよう指定しない限り、ファイルが公開されることはありません。

ファイルの操作権限についても「職務レイヤーごと」「ユーザーごと」に権限設定が可能です。

ダウンロード・編集・閲覧のみなど、組織のポリシーにそった権限を割り当てることができるため、社内の機密情報漏洩を防ぐための機能も様々です。

 

まとめ

今回は「Google Workspceでできること」シリーズとして、Google ドライブ(ファイル共有/クラウドストレージ)の機能についてご紹介しました。

 

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