Google Workspaceでできること Vol.1 Gmail でビジネスメールを始めよう

前回記事 では、Googleが提供しているグループウェア「Google Workspace(グーグルワークスペース) 」の3つの特徴についてご紹介しました。

今回からはGoogle Workspace(グーグルワークスペース) の さまざまな機能について深堀り解説していきたいと思います。

 

というのも、Google Workspace(グーグルワークスペース) には

 

といったサービスが提供されているのですが、実際の企業さまの利用状況をヒアリングすると、豊富な機能を上手に使いこなせていないケースが少なくありません。

 

・・・これを読んで頂いてる あなたの会社はいかがでしょうか?

 

もし思い当たる方は、ぜひ「Google Workspaceでできること」シリーズを流し読みして頂き、活用できそうな機能を取り入れてみることをオススメします!

 

さて、第1回目にあたる今回は利用ユーザーの多い「Gmail(ビジネス用メール)」についてです。

  • 無料のGmailアカウントとの違い
  • ビジネスメールとしてGoogle Workspaceを使うべき理由
  • Google Workspaceならではの便利機能

と言った疑問にお答えできれば、と思います。

 

似たような悩みをお持ちの方、興味のある方はぜひ参考にしてみてください。

【無料ダウンロード】Google Workspace活用ガイド

  • 「Google Workspace版Gmail」と無料のGmailアカウントとの違いを知る
  • 便利機能から考える、Google Workspace利用のメリットとは

Gmail:ビジネス利用に最適なメールサービス

Google Workspace(グーグルワークスペース) は、創業直後の個人事業主の方から 国内の上場企業に至るさまざまな企業・団体で導入されているグループウェア(ビジネスアプリ群)です。

特にGmail(ビジネス用メール)サービスは、無料で取得できるGoogle アカウントサービスで慣れ親しんでいらっしゃる方が多いため、導入における教育コスト(利用方法の説明など)が抑えられるのが特徴です。

 

実際の商談の場でよく頂く質問として、「無料で利用できる”Googleアカウント” とはどう違うんでしょうか?」というものがあります。

 

無料のGmailとの違いについて

ずばり端的にお伝えすると「ビジネス用メールとして必要な機能が増える」ということにつきます。

「Google Workspace版 Gmail」の機能を「無料のGoogleアカウント」と具体的に比較すると

  • 独自ドメインのメールアドレス(@[yourcompany.com])
  • 作成数無制限のグループ メールアドレス(info@[yourdomain.com]など)
  • サービス稼働率 99.9% 保証
  • 無料版 Gmail の 2 倍の容量のストレージ
  • Microsoft Outlookとの連携機能提供
  • 広告の掲載なし

といった違いがあります。

 

個人利用に最適化された「無料のGoogleアカウント」に対し、チーム・ビジネス利用に最適化された「Google Workspace版 Gmail」と捉えて頂くと わかりやすいでしょうか。

 

【関連記事】ビジネス用・法人メールアドレス取得なら「Google Workspaceが最適解」な件

 

Gmailのオススメ便利機能5選

さて、ここからはGoogle Workspace版 Gmailの オススメ便利機能を5つほどご紹介したいと思います。

  • 独自ドメインのメールアドレスで信頼度UP!
  • 安心・安全のセキュリティ機能
  • 稼働率99.9%保証!いつでも利用できる
  • スマホ・PC・タブレットどれでも利用OK
  • 仕事がラクになる「便利な拡張機能」

さっそくみていきましょう。

 

独自ドメインのメールアドレスで信頼度UP!

Google Workspace(グーグルワークスペース) のGmailを利用する一番の理由は、「taro.tanaka @[会社名].com」のようなアドレスを作成して、ビジネスにふさわしいイメージをアピールできる、と言う点でしょう。

無料で利用できるフリーメールは非常に便利なのは間違いありません。

しかし、実は”ビジネス利用”と言う視点で考えるとデメリットがあり、取引先との信頼を損ねてしまうこともあります。

 

独自ドメインのメールアドレスを取得することで、取引先からの信頼性を高めることにも繋がります。

 

【関連記事】「起業・創業後でもフリーメール」がNGなワケ|ビジネス用メールのススメ

 

安全・安心のセキュリティ機能

安心・安全のセキュリティ機能もGoogle Workspace(グーグルワークスペース) の強みです。

「二要素認証」「迷惑メールフィルター」などの必要不可欠なセキュリティ対策はもちろん、次世代のセキュリティ対策とも言われる 「ゼロトラストモデル」を利用することもできます。

導入実績からみても官公庁や金融機関、上場企業のロゴがならんでおり、セキュリティの高さを窺い知ることができます。

 

官公庁や金融機関では、ITツールの導入にあたって 独自のセキュリティガイドラインが定義されており、セキュリティ要件を満たさないITツールは利用することができません。

裏を返すと「導入実績がある」=「一定以上のセキュリティレベルをクリアしている」とも言い換えることができるのです。

 

稼働率99.9%で「いつでも利用できる」

Google Workspace版 Gmailでのみ、保証されている特徴として「稼働率99.9%保証」があります。

大企業と比較してヒト・お金・ノウハウが少ない中小企業にとって、自分の会社だけでメールサーバーをメンテナンスするのは至難の技といっても過言ではありません。

Google Workspace版のメールサービスを利用することで、

  • セキュリティの最新化
  • 物理的なメンテナンス
  • 不具合の際のトラブルシューティング

などでシステム停止に怯える必要がなくなります。Google Workspace(グーグルワークスペース) が「稼働率99.9%」を保証してくれているからです。

 

デバイスフリー、ロケーションフリー

Google Workspace(グーグルワークスペース) は、スマホ・PC・タブレットなどどんなデバイスでも問題なく利用することができます(デバイスフリー)。

「スマホをAndroidからiPhoneに変えたらアプリが使えなくなった!!」

という経験をお持ちの方もいらっしゃるかもしれませんが、Google Workspaceではそんな心配はいりません。

 

場所にとらわれず仕事をすることができる(ロケーションフリー)ため、仕事の効率化にもつながります。

 

仕事がラクになる「便利な拡張機能」

グループウェアならではの便利な拡張機能も豊富です。

  • 添付ファイルの保存はGoogle ドライブに。
  • 急ぎで打合せが必要ならMeetでWEB会議。
  • カンタンな業務連絡はチャットで。

など、Google Workspace(グーグルワークスペース) で提供されている他のサービスとの連携も大きな強みとなります。

 

最近では コードを書かずにアプリ開発ができるサービス(AppSheet)との連携機能が発表されるなど、誰でも・簡単にDXを実現できる環境が整いつつあります。

 

【関連記事】Googleのノーコード開発環境|AppSheetの基礎知識とできること

Gmail の受信トレイでノーコード アプリを利用する方法 ※外部リンク

 

まとめ

今回は「Google Workspceでできること」シリーズのVol.1として、Gmail(ビジネス用メール)の機能をご紹介しました。

 

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【関連記事】Google Workspaceでメーリングリストを作成する|Google グループの設定方法