AI活用に強い組織づくりは”Gemini for Google Workspace”から始めよう

「AIを活用して、強い会社組織をつくりたい！」とお考えの中小企業経営者の方へ。

AIを活用して競合に差を付けたい！でも何から始めたら良い？
従業員に有償サービスを配布したけど、利用率が上がらない…
経営層と現場との間にAI活用の温度差を感じている…

こんな悩みはありませんか？

前回の記事では「中小企業こそ、新技術である生成AIを活用して競合他社に差をつけるチャンス！」という考え方をご紹介しました。

今回はその延長線となる具体的な一歩として AIに強い組織の土壌作りに最適なサービスをご紹介したいと思います。

また、記事の後半では具体的なユースケースについてもご紹介しています。似たような想いをお持ちの方は、ぜひ参考にしてみてください！

AIに強い組織の土壌づくりに最適なサービスを知る
日々の業務改善には“AIアシスタント”が最適なワケ

AI活用に強い組織づくりのために取組むべきこと

AIを活用できる組織づくりは、単純にお金をかけてAIツールを導入するだけで実現できる類のものではありません。

ITツールのみならず、人事評価制度や経営陣が主導する施策など、多面的な施策を上手に絡めながら利用者（＝従業員）のマインドセットにまでテコ入れをする必要があります。

とはいうものの、従業員ひとりひとりを “AI活用” なマインドに変えるのには時間がかかります。個々人の意識を醸成するために、具体的にどういったポイントを重要視すべきなのでしょうか？

経営陣主導で推し進められる施策のひとつが、生成AIの活用をトップダウンで宣言・周知することでしょう。当然口だけではなく実際に利用してみて、その効果や活用の未来を自らの口で語れるようになるのが理想です。

そしてもうひとつが、日々の業務にAIアシスタントとして生成AIツールを盛込むために投資を行うことです。

生成AIツールへの投資により、毎日の業務が生成AIの力によってラクになり、生成AIを利用する心理的なハードルを下げ「他の業務でも使ってみたい」というマインドを醸成することが目的となります。

この記事では、日々の業務にAIアシスタントとしてITツールを取り入れる形でのAI活用文化を醸成する方法について考えてみましょう。

日々の業務からAIアシスタントとの共生を始める

この記事でいう日々の業務とは、具体的にはメールでのやり取り、資料作成ツールなど日常的に発生する業務を指しています。

ちなみに、弊社nonetがご支援している生成AI活用レクチャーでは、やはりメール文章のドラフト作成や長文メール要約などの機能が大きな反響を得ていたり、知的好奇心の強いエースメンバークラスのうち、申請制で生成AIアシスタントの提供を始めたり…と、一部の企業ではAIアシスタントの利用が浸透しつつあります。

またこちらも徐々にではありますが、データ集計や社内向け資料の骨子作成といった本来的に生成AIが得意な単純業務も人間の仕事から生成AIの仕事に置き換わり始めています。

世の中のトレンドとして、日々の業務処理はAIがブーストしてくれる時代になりつつある訳ですね。

こういった業務からAIアシスタントに仕事を置き換え、AI活用への心理的ハードルを下げることによって、少しづつでも確実にAI活用の文化を醸成していく、という進め方です。

Gemini for Google Workspaceから始めるAIアシスタント

たとえばGoogleが提供する生成アシスタント：Gemini for Google Workspaceは、Gmail・スプレッドシート・WEB会議ツールなどに生成AIのサイドパネルが組み込まれており、企業で利用するための十分なセキュリティとプライバシー保護機能を備えています。

すでにGoogle Workspaceを導入済みの企業さまを中心に、弊社にもお声かけをいただく機会が増えつつあります。

一般的なテキスト生成AIを利用する場合、一度画面を切り替えて使う必要がありましたが、生成AIアシスタントならワンクリックでサイドパネルを開くだけで利用できるため業務を止める必要がありません。

ここでは、Gemini for Google Workspaceの効果的なユースケースを３つほどご紹介していきましょう。

送受信メールの内容を取りまとめする、企画案の素案をつくる

Chat GPT をはじめとして、テキスト生成AIの活用はテック系企業を中心に一般化しつつあります。

Gemini for Google Workspaceでは「Gemini Advanced」という無償版からアップグレードされたテキスト生成AIツールを利用できます。

AIアシスタントの機能として、キャッチコピーの素案をメールで送信する際は画像のようにGmailのサイドパネルからクリック一つでGeminiを利用できます。

また過去のメールのやり取りを学習データとして回答が可能なため、「過去に提案したA社向けの提案内容をサマリして」といったプロンプトを入力するだけでキャッチアップも高速化することができます。

企画書、提案資料の骨子を作成する

提案書の構成や骨子の組み立ても、Gemini for Google Workspaceを利用することで効率化できます。

企画書や提案書は、読み手を中心に構成や骨子を考え抜くフェーズ(＝ドラフト版の作成段階)とても重要ですが、この部分に生成AIの力を借りるイメージです。

当然、重要な論点を整理するために人間のチェックは必要になりますが、ドラフト版(たたき台レベル)程度の品質であればGemini for Google Workspaceで十分な品質を出すことができます。

少しづつ人間の役割は、生成AIが作成したドラフト版の情報を元に情報の肉付けを行い、提案書や企画書をより実現可能性の高いものに磨き上げていく、というものにシフトしつつあるのが実感いただける機能かもしれません。

リアルタイム翻訳つきWEB会議

WEB会議ツールのMeetでは、海外のユーザーとの会議中に音声をリアルタイム翻訳された字幕を表示させることができます。

わかりやすく一言で言うならドラ〇もんの『翻訳こんにゃく』です！

また、会議の音声ファイルがテキスト化されていれば、先述のGemini Advancedを利用して会議の内容を要約させることもできますので、グローバルな事業に取り組んでいらっしゃる方には非常におすすめです。

次に何をするべきか？の宿題次項までを議事録作成と合わせて生成AIが取りまとめてくれるイメージですね。

無料版Gemini とGemini for Google Workspaceの違い

ここまでご紹介したGemini for Google Workspaceですが、無料版の法人向け Gemini と有料版の「Gemini for Google Workspace」に含まれる Gemini Appsには、いくつかの違いがあります。

まず、無料版では「1.5 Flash」が使用され、「Pro」のモデルは利用できません。そのため、処理できるコンテキストのサイズが小さくなり、処理能力に若干の差があります。

また有償版で利用が可能なファイルをアップロードしてデータ分析をさせる機能は無償版では提供されておらず、同様に画像解析の機能も有償版でのみ提供されています。

そして、事例としてご紹介しているサイドパネル機能などの高度な機能も有償版でのみ利用可能な機能となっています。

すでに会社のグループウェアとしてGoogle Workspaceを利用中の企業であれば、月額あたり¥3,400（年間契約）で、すぐにGemini for Google Workspaceを利用できます。

またこちらからお申込み頂いた方限定で、初月無料で利用できるキャンペーンを適用できます。お急ぎの方はお早めにお声かけください！

※Gemini for Google Workspace を利用するには、既存の Workspace プランが必要です。Google Workspaceって何？という方は関連記事も参考にしてみてください。

生成AI専門家のサポートが必要ですか？

また、もし今抱えている業務で手一杯で自社だけで活用方法を検討するのは難しそう…という方は、外部専門家の手を借りるのもひとつの方法です。

生成AIにまつわる、こういったお悩みはありませんか？

そもそも生成AIって何？どんなことができるの？
セキュリティや情報漏洩のリスク対策は？
高度な活用方法を知りたい！

DXコンサルティングを提供するnonet 株式会社では、こう言ったお悩み解消をワンストップでご支援する、生成AI活用コンサルティングサービスをご提供しています。

さらに毎月３社限定で「無料オンライン壁打ち会」を開催しており、導入前のご検討段階から壁打ちベースでご相談いただける枠を設けております。

「生成AIを活用して、強い会社組織をつくりたい。でもリソースが足りていない…」という方は、せっかくの機会をぜひご活用ください。

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