グーグルワークスペースとは?|仕事に必要なアプリをひとつにまとめよう

  • 「うちの会社でもリモートワークを導入したい」
  • 「メールやWEB会議などが ひとつになったサービスはないの?」
  • 「リモートワークを導入したら生産性が落ちた・・・」

こんな悩みはありませんか?

 

Googleのクラウド型グループウェア、 Google Workspace(グーグルワークスペース)(旧: G suite)」を上手に活用すると…

必要なアプリをひとつの契約で利用できたり、たった30日でリモートワークを導入できたりと、システム担当者不在の小さな会社でもDXを始める「はじめの一歩」を踏み出すことができます。

 

今回は「Google Workspace入門編」として

  • 基本的なコンセプト(メリット)
  • 具体的な活用シーン
  • 利用料金

のような基本的な内容に絞って解説したいと思います。

 

起業準備中の方、小さな会社でシステム担当を兼任している方、ぜひ今回の内容を参考にしてみてください。

 

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  • グーグルワークスペースのメリット/ 機能 /事例 /料金 について知る

グーグルワークスペースなら、仕事に必要な すべてがそろう

Google Workspace(グーグルワークスペース)” は、シンプルにご紹介すると「Googleがクラウドで提供するビジネス向けのアプリセット(=グループウェア)」です。

 

「業務に必要な すべてがここに」(Everything you need to get anything done.)

というキャッチコピーでも表現されている通り、現代のビジネスに必要と思われるような機能を ひとつの契約でひととおり利用することができます

 

また、他社のWEBサービスとの連携にも優れており、「Google workspace Marketplace(マーケットプレイス)」と呼ばれるアプリストアから、すでにあなたの会社で利用中のクラウドサービスと簡単に連携することもできます。

ほかにも、Google Apps Script(アップス スクリプト)と呼ばれるローコード開発環境 も提供されており、「かゆいところに手が届くグループウェア」だといえるでしょう。

 

Google Workspaceの導入メリット

 

Google Workspace(グーグルワークスペース) は、創業直後の数人〜数千人規模に至る さまざまな規模の企業で導入されています。

基本的なコンセプトからもわかる「導入メリット」としては

  • 多面的で密なコミュニケーション
  • 共同作業で生産性UP
  • 高いセキュリティで安全に

といったものがあります。

これ以外にも、大きな額のIT投資が難しい企業(中小企業・創業当初など)でも、大企業と同等のシステムを利用することができる、コストパフォーマンスの高さも大きなメリットと言えます。※Business Starterプランなら、一人当たり月額680円〜利用することができます。

 

多面的で密なコミュニケーション

上司や同僚、といった社内の情報連携のみならず、顧客や取引先とのやり取りでも Google Workspace(グーグルワークスペース) は活躍します。

多面的で密なコミュニケーションは

  • Gmail(E-mail)
  • Google Chat(チャット)
  • Google Meet(WEB会議)
  • Current(社内SNS)
  • コンタクト(連絡先/電話帳)

といった基本的な機能で実現することができます。

いわゆる「電子メール」だけではなく、「テキストチャット」や「WEB会議」の機能はもちろん、「社内限定のSNS」や「共有電話帳」といったサービスが、希薄になりがちな同僚とのコミュニケーションを土台から支えてくれます。

 

共同作業(コラボレーション)で生産性UP

移動中でのリモートワーク・在宅勤務が当たり前になった一方で、「チームとしての生産性が下がってしまった」という悩みをよく耳にします。

Google Workspaceが提供している

  • Google カレンダー(オンラインスケジューラー)
  • 資料の共同編集機能
  • ファイル共有(Starterプランを除く)

といった機能を上手に活用すれば、「予定を合わせて」「同じ資料を同時編集」を行うことができます。

従業員を感染リスクから守るためにリモート・在宅勤務を導入しつつ、共同作業(コラボレーション)で生産性を大きく高めることができるでしょう。

 

【関連記事】「初めてのリモートワーク」を検討中の方へ|必要不可欠な5つの機能+αとは?

 

高いセキュリティで安全に

一般的に「”高いセキュリティ” と “高い生産性” とは反比例する」とされています。

とくにスタートアップや中小企業においては、多額のIT投資が難しいケースが多く「セキュリティか、生産性かー。どちらか片方が犠牲にされてしまっている」という話も耳にします。

 

Google Workspace(グーグルワークスペース) では「政府系機関」や「金融機関」など、独自のセキュリティガイドラインをもつ業界でも導入実績があり、まさに「生産性とセキュリティ」を高いレベルで実現しているサービスと言えます。

それを裏付けるのが、以下のような機能です。

  • メールフィルター
  • 2段階認証
  • セキュリティログの管理
  • 電子情報開示への対応(Business Plusプランのみ)

【関連記事】システムやデータをクラウド化すべき理由|タンス預金と資産管理

 

Google Workspaceの豊富な機能

また、Google Workspace(グーグルワークスペース)では、ひとつの契約で

  • Gmail(会社用メール)
  • Google カレンダー
  • Google ドライブ
  • Google ドキュメント
  • GoogleMeet(WEB会議)

といったグループウェア機能が提供されています。(特にアクティブユーザーの多い機能に絞ってご紹介しています。)

 

セキュアで信頼性の高い「ビジネスメール」

「Google が提供しているメールサービス」と聞くと、無料版Gmailをイメージされる方も多いでしょうか。

個人利用に最適化された「無料のGmail」に対し、「Google Workspace版 Gmail」はチーム・ビジネス利用に最適化されているメールサービスです。

たとえば「独自ドメインの利用」「サービス稼働率99.9%保証」といった基本的な機能だけでなく、Google独自の機械学習モデルにより、迷惑メール、フィッシング機能も高い信頼性を裏付けるものとしてよく挙げられます。

 

【関連記事】Vol.1 Gmail でビジネスメールを始めよう

 

チームの生産性UPに最適な「共有スケジューラ」

Googleカレンダー(オンラインスケジューラ)を導入することで、外出先から同僚の予定を確認したり、効率的なスケジュール調整を行うことができ、チームの生産性向上に大きく寄与します。

そのほかにも「備品・会議室の管理」や「会議メモの作成」といった便利な機能が利用でき、「オフィスに設置したホワイトボードでスケジュール管理」から脱却することができるなど、デジタル化・DX化の第一歩にも最適です。

 

【関連記事】Vol.2 共有カレンダーでスケジュール管理

 

高品質な「ビデオ会議ツール」

ビデオ会議ツールなしにリモートワークは実現できません。

Googleのビデオ会議ツール:Google Meet なら、シンプルな操作で会議を開催でき、「社内打ち合わせ」〜「お客さまとの商談」にいたるまで 多様なコミュニケーションをカバーすることができます。

 

【関連記事】Vol.3 Meet で高品質なビデオ会議を

 

ビジネス利用に適した「オンラインストレージ」

先ほどお伝えした通り、サービスの基本コンセプトに「共同作業(コラボレーション)の実現」があります。

具体的にはGoogle ドライブ(オンラインストレージ)を中心とする「共同編集機能」「アクセス制御」「高度な検索機能」「パソコン版Googleドライブ」などの機能が、小さな会社「共同作業(コラボレーション)実現」を強力に後押しします。

 

【関連記事】Vol.4 ファイル共有・共同編集で生産性UP!

 

 

All-In-Oneだからこそ、アプリ間の連携もスムーズに

Google Workspaceは、すべてがひとつ(All in One)で提供されている点も特徴と言えるでしょう。

ここまでご紹介した豊富な機能は、それぞれが単体ではなくスムーズな連携機能が実装されているからです。

 

具体的な例をあげると「メールの受信トレイから添付ファイルをドライブに直接保存」したり、「受信したメールから推測して自動的に予定を作成」してくれたり、「テキストチャットのやりとりから、即座にWEB会議に切り替えられる」などなど。。。

ここではすべてをご紹介しきれないほど、機能・仕組みが提供されています。

 

Google Workspaceのユースケース・活用事例

Google Workspace(グーグルワークスペース)を上手に活用することで、「営業・マーケティング」「店舗運営」「社員研修」「備品・リソース管理」などの様々な課題を解決することができます。

ユースケース・活用事例をまとめた. の記事では、「現場部門が主導する7つのアイディア」をテーマに、詳しく解説しています。

 

【関連記事】グーグルワークスペースの活用事例|現場が主導する7つの改善アイディア

 

選べる料金プラン

Google Workspace(グーグルワークスペース) のカンタンなプラン比較。チーム利用を想定するならStandardプランがオススメだ。

そして利用料金について。

Google Workspace(グーグルワークスペース) では提供される機能に応じて、次の3つのプランが用意されています。(画像クリックで拡大)

  • Business Starter(スターター)
  • Business Standard(スタンダード)
  • Business Plus(プラス)

重ねてになりますが、個人向け(無料)のGoogleアカウントと比較すると「業務利用(チームでの利用)」を前提にサービス設計されており、「ビジネス用メールに対応(独自ドメイン対応)」「チームでのファイル共有に対応可能」といった点に大きな違いがあります。

 

各プランの違いからみても、Seeds4Biz編集部では

  • 個人事業・一人親方の組織なら「Business Starter(スターター)
  • 2名以上の組織・チームなら「Business Standard(スタンダード)
  • 電子情報開示・アーカイブ機能など監査対策が必須なら「Business Plus(プラス)

といった選び方をオススメしています。

 

導入前に検討しておきたいポイント

Google Workspaceの利用を考えていただくうえでは、事前に検討しておきたいポイントがいくつかあります。

たとえば、実際に検討段階でいただく質問としては

  • 毎月の利用料はどうやって算出する?
  • 利用イメージと
  • 失敗しない導入方法:ベストプラクティスは?
  • ITに関わるどんな知識が必要?

といったものがありました。

そこで、次の記事では「事前に検討した4つのチェック項目」について解説していきたいと思います。

 

【関連記事】Google Workspaceの始め方 Vol. 1|事前に検討したい4つのチェック項目とは

 

まとめ

今回は、Googleのクラウド型グループウェア:Google Workspace(グーグルワークスペース) についてご紹介しました。

業種・業界ごとの活用事例、具体的な導入・移行計画などにご興味のある方は こちら からお問合せください。

 

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