2021年6月30日

グーグルワークスペースの活用事例｜現場が主導する７つの改善アイディア

今回は「Google Workspace（グーグルワークスペース） の活用事例」について掘り下げて考えていきます。

 

前回記事（Google Workspaceとは｜仕事に必要なアプリ、その全てがここに ）では、Google Workspace（グーグルワークスペース） について いわゆる入門編とも言える情報をお伝えしました。

とはいえ、

  • もう少し詳しい「活用事例」を知りたい
  • うちの会社ではどんな使い方ができるんだろう？
  • GoogleWorkspace（グーグルワークスペース） にはどんな機能がある？

といった疑問をお持ちの方もいらっしゃると思います。

 

そこで今回は「Google Workspace（グーグルワークスペース） 活用で何が便利になるか？」を７つのテーマに分けて考えていきたいと思います。

Google Workspace（グーグルワークスペース） の導入を検討中の方、興味がある方はぜひ参考にしてみてください。

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  • 身近な事例から Google Workspace（グーグルワークスペース） の便利な機能を知る

 

Google Workspace：７つの活用アイディア

今回「Google Workspace（グーグルワークスペース） 活用でハタラキカタを変えるアイディア」としてご紹介するのは、次の７つです。

  • リモートワークの導入
  • 顧客満足度の調査・集計
  • 営業・マーケティング
  • 社員への研修
  • 会議室ほか リソース管理
  • サポート部門の強化
  • 現場主導のカイゼン活動

いずれも身近なところから始められる、「Google Workspace（グーグルワークスペース） の基本的な機能」を活用した事例を集めました。

さっそくみていきましょう。

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生産性を落とさない リモートワークの導入

2020年のパンデミック以降、「リモートワーク」「”おうち” で はたらく」という考え方は一般的になりつつあります。

とはいえ “中小企業のリアル” にフォーカスすると、IT活用ノウハウの少ない企業を中心に

  • 生産性の低下
  • 従業員同士のコミュニケーションの減少

といった課題に直面してしまった企業も多いようです。

「Google Drive」のファイル共有機能や「Google ドキュメント」の共同編集機能では、離れたところからでも同じファイルを共有したり編集したりすることができます。

さらに「Google Meet（WEB会議）」と組み合わせることで、相手の顔をみながら・意見を交わしながら資料作成を行うこともできますよ。

 

■【関連記事】Google Workspaceでできること Vol.3 Meet で高品質なビデオ会議を

■【関連記事】Google Workspaceでできること Vol.4 ファイル共有・共同編集で生産性UP！

■【関連記事】リモート会議でも快適！デジタルホワイトボードで手書きメモを共有しよう

 

iPadを活用した お客様満足度の調査・集計

美容室やサロンなど、サービス業のお店にお伺いすると、紙とバインダーで顧客満足度の調査を行っている場面を目にします。

筆者も以前、セミナーの運営を手伝った時に感じたのでが、紙で書いて頂くアンケートシートって、集計がすごく大変なんですね（紙もかさばりますし・・・）。

 

Google Workspace（グーグルワークスペース） の機能のひとつ「Googleフォーム」を活用すると、お客様のアンケート結果は 自動的に「Googleスプレッドシート（表計算ソフト）」で集計することができます。

事前にQRコードを設定して お客様のスマホから回答できるようしておけば、アンケート回答率の改善も期待できるかも知れませんね。

 

■【関連記事】Google Workspaceでできること Vol.5 マウス操作だけで問合せフォームを作ろう

■【参考】QRコード作成サイト／無料　※外部サイト

 

ぶ厚い営業資料も、タブレットに

営業・マーケティングなど、拡販活動にも応用できます。

たとえば、商談のために大量に資料を印刷する、という必要はなくなるかも知れません。

「Google Drive」の共有ファイル機能を活用すると、スマホ・タブレットから 提案資料を参照して、そのままお客様に提示することができるからです。

 

他にも、移動の多い営業マンの方は「領収書の経費精算」の大変さを感じていらっしゃるでしょうか？

「Google Drive」のスマホアプリからカメラを起動して 領収書を撮影すれば、撮影データをクラウド上に保存することができます。

Google Workspace（グーグルワークスペース） の機能を活用して、来月こそは「領収書の束をサイフに押し込んで 月末の精算処理に頭を悩ませる日々」を終わらせましょう！

 

■【関連記事】Google Workspaceでできること Vol.4 ファイル共有・共同編集で生産性UP！

■【関連記事】資料共有とナレッジマネジメント｜強い営業チームは０から資料を作らない？

 

研修やトレーニングもリモートで。、もちろん内定者にも

新しい従業員を歓迎したり、研修や教育の提供もGoogle Workspace（グーグルワークスペース） を活用できます。

2020年以降、座学でも研修が難しくなりましたが、「Google Meet」で資料を研修資料を共有しながらオンライン研修を開催しすることができるからです。

 

ほかにも Google Workspace（グーグルワークスペース） の社内SNS機能である「Currents」 を通して、新しい従業員同士でアイデアや不明点を共有したり、メンバー同士の連帯感を高めることで、スムーズに会社の雰囲気に溶け込んでもらえます。

うまくいけば、若手社員の離職率の低下にも繋げられそうですね。

 

■【関連記事】Google Workspaceでできること Vol.3 Meet で高品質なビデオ会議を

■【関連記事】リモート会議でも快適！デジタルホワイトボードで手書きメモを共有しよう

 

会議室や社用車などのリソース管理

ペーパーの管理簿やホワイトボード、エクセルで管理していた社内のリソースは、「Googleカレンダー」で管理することをオススメします。

リソース管理の始め方は、シンプルに「共有リソースを管理画面から設定する」だけで大丈夫！（会議室・社用車・プロジェクター・共有PCなど）

 

会議の予定作成する時に 登録された会議室を選択するだけで、会議室の確保は完了です。

 

■【関連記事】Google Workspceでできること Vol.2 共有カレンダーでスケジュール管理

 

プロジェクトメンバー間の情報共有、サポート部門との連携

ホームページ経由の問合せ、数十人が携わるプロジェクトなど、個人ではなく “チーム” でメールを共有したいことはありませんか？

ほんの少しの手間ですが、毎回のように担当メンバーにわざわざメールを転送するのは面倒です。

 

「Googleグループ」の機能を使えば、チームで共通のメーリングリストを作成することができます。

サポートチームのメーリングリスト、プロジェクトメンバーのメーリングリスト、管理職のメーリングリストで使い分ければチームでの情報連携を効率化することができます。

■【関連記事】Google Workspaceでできること Vol.1 Gmail でビジネスメールを始めよう

■【関連記事】Google Workspaceでメーリングリストを作成する｜Google グループの設定方法

 

現場主導のカイゼン活動

以前の記事  でご紹介した「Google Appsheet」の機能を活用すると、「現場のメンバー主導」で「ITを上手に活用する」ことができます。

“プログラミング知識不要” でスマホアプリを作成できるため、ITに詳しくない現場メンバーでも、アイディアひとつで「現場革命」を起こすことができるかも？？？

 

■【関連記事】Googleのノーコード開発環境｜AppSheetの基礎知識とできること

 

「うちの会社でも使えるかな…」とお考えの方へ

Google Workspaceのパートナーでもあるnonet 株式会社では、今回ご紹介した活用アイディア以外にも同業他社さまの成功事例をご紹介しつつ、

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  • 導入・移行計画
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までをセットでご支援する、Google Workspace導入支援サービスをご提供しています。

 

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