Google Workspaceでメーリングリストを作成する|Google グループの設定方法

今回は「Google Workspace(グーグルワークスペース) でメーリングリストを作成する方法」について解説します。

 

すでにGoogle Workspace(グーグルワークスペース) をご利用中の方の中には、

  • 部署・チームごとにメーリングリストを作成したい
  • せっかく作成したのに、お客様からのメールが届いてない・・・
  • 管理職だけ、など特定のメンバーだけが受信できる設定方法

といったお悩みをお持ちの方も多いのではないでしょうか?

 

そこで今回は Google Workspaceでメーリングリストを作成する方法とあわせ、見落としがちな設定ポイントについて解説したいと思います。

似たような悩みをお持ちの方は、ぜひ参考にしてみてください。

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「Google グループ」でメーリングリストを実装する

Google Workspace(グーグルワークスペース) でメーリングリストを作成・運用する場合、「Google グループ」というサービスを利用することになります。

Google グループ  では、任意のグループ(メーリングリスト)を作成することで、

  • 1つのアドレスでメンバー全員にメールを送信できる
  • グループのメンバー全員を同時に会議に招待できる

など、業務の効率化を図ることができます。

 

【関連記事】Google Workspaceでできること Vol.1 Gmail でビジネスメールを始めよう

 

メーリングリスト作成の手順

ここからはメーリングリスト作成の手順について解説していきたいと思います。

具体的に必要な手順は  の3ステップです。

  1. メーリングリストの名前・管理者を設定(グループ作成)
  2. 公開範囲・権限を設定(アクセスタイプ設定)
  3. メーリングリストを受信できるメンバーを設定

詳しい解説を(画像多めの解説で)みていきましょう。

 

Step.1 管理コンソールからグループを作成する

最初の手順はメーリングリスト(=グループ)を作成するところから。

管理権限を持つアカウントでGoogle Workspaceの管理画面(https://admin.google.com ) へログインし、[ディレクトリ] から [グループ] を選択すると、 のような画面に移動します。

 

 

ここで [グループを作成] をクリックし、メーリングリスト(グループ)の基本的な情報を入力します。

ここでは [名前] [グループのメールアドレス] [グループのオーナー]の3つの必須項目を入力する必要があります。

 

[名前]には、受信BOXで相手先に表示させたい名前を入力します。

[グループのメールアドレス]には「XXX@yourdomain.com」の”XXX”にあたる文字列を入力します。(sales@yourdomain.comやinfo@yourdomain.comなど)

 

そして[グループのオーナー]項目で、メーリングリストの管理者を追加します。

 

必須項目の情報を埋められたら、[次へ]を押して次の画面へ。

 

Step.2 アクセスタイプを設定する

次の画面では、アクセスタイプと呼ばれる「公開範囲・許可する操作」などを設定します。

 

「・・・なんか難しそう」と感じてしまいそうですが、設定するのは以下の2つです。

  • 公開範囲:「階層ごとの役割」を設定
  • 権限:「利用可能な機能」を設定

シンプルに「どんな機能(権限)を、だれに利用させるか(公開範囲)」だとイメージいただくとOKかと思います。

 

権限の設定

縦軸の設定項目はで、「権限の設定」を行います。

  • オーナーに連絡
  • メンバーを表示
  • トピックを表示
  • 投稿を公開
  • メンバーを管理

 

公開範囲の設定

横軸の項目にあたるでは「公開範囲」を設定します。

  • グループのオーナー:グループの削除、
  • グループの管理者:
  • グループのメンバー:グループに参加しているメンバー
  • 組織全体:会社・チームのメンバー全員
  • 外部:

 

組織外の方からメールを受信する可能性がある場合(例:共同プロジェクトなどで、組織外の方にもメーリングリストを利用させたい)場合、

  • アクセスタイプ:外部
  • 権限:投稿を公開

で設定する必要があります。

「組織外からのメールが送受信できない」といった問い合わせをいただくケースがよくありますが、この設定で改善するケースが多くみられます。

 

Step.3 メールを受信するメンバーを追加する

最後に、メールを受信するメンバーを追加しましょう。

「組織全体」「部署ごと」「個人ごと」でメンバーを追加することができます。

 

※Google Workspace(グーグルワークスペース)管理画面の [組織設定] で設定した組織ごとに、Google グループを作成しておくのもオススメです。

組織単位でグループを管理しておくことで、異動の際の管理工数も抑えることができます。

 

社内の情報共有には「ビジネスチャット」も

メーリングリストの活用は、社内の情報共有・コミュニケーションにおいて非常に効率の良い方法であることは間違いないありません。

とはいえ、メーリングリストでは

  • 議論が活性化しにくい
  • スレッド自体が大きくなりすぎて後追いできない

といった課題感をお持ちの方もいらっしゃるのではないでしょうか。

 

特定のトピック・テーマに対して、メンバー間で活発なコミュニケーションを期待したい場合は、ビジネスチャットという選択肢も取り入れてみることをオススメします。

・・・シンプルにいうなら「ビジネス版のLINE」ですね。

 

スマホからでも確認・返信がカンタンなビジネスチャットなら、気軽かつ効率的なチームコミュニケーションを図ることができます。

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まとめ

今回は「Google Workspace(グーグルワークスペース) でメーリングリストを作成する方法」についてご紹介しました。

 

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