2024年6月7日

グループウェアから始めるDX！Google Workspaceを最大限に活用する３ステップ

「DXを成功させて、競合他社に差をつけたい！」とお考えのDX担当者さまへ

 

  • グループウェア導入を検討中…投資に見合う効果はあるのかな？
  • デジタル化の基盤づくりは出来たけど、DX化までの道のりは遠く感じる
  • 先端技術を活用したDXを考えたいけど、どんな未来を描けば良い？

こんな悩みはありませんか？

今日は「Google Workspaceを最大限活用する３ステップ」というテーマで、グループウェアから始めるDX戦略の考え方をご紹介したいと思います。

 

また記事の後半では、無料で専門家に相談できる「オンライン壁打ち会」についてもご紹介しています。実際にプロジェクトを進める際の具体的な手法や、弊社nonet 株式会社のサポート内容についても触れています。

 

似たような悩みをお持ちの方は、ぜひ参考にしてみてください。

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  • グループウェアから始めてDX戦略を描くイメージを掴める
  • システム連携や生成AI活用など、スタンダードなDX化の歩み方を知る
  • DX化を推し進める上で、どのような打ち手があるのかを理解できる



Google Workspaceから始まるDX戦略のロードマップ

デジタル化・DX化は、昨今のビジネスにおける”必須科目”になったと言っても過言ではありませんが、デジタルに馴染みの少ない企業にとっては「どこから手をつけるべき？」という新しい悩みのタネかも知れません。

 

弊社では、似たようなお悩みの企業さまへ 数年スパンで全社横断的なDX推進をご提案する中で、最初の一歩に Google Workspace（=グループウェア）の検討をオススメしています。

 

■【関連記事】中小企業がDXを実現する最初のステップ｜統合型グループウェアの検討を

 

Google Workspaceは、検索エンジンで有名なGoogle社が提供するクラウド型グループウェアで、メール・カレンダー・ドキュメント管理・ビデオ会議などなど…仕事に必要なツールをセット価格で利用できます。

 

クライアントさまの多くは全社的なコミュニケーション基盤としてご検討を始めるケースが多いのですが、Google Workspaceのよいところは「導入して終わり」ではない点にあります。

つまりコミュニケーション基盤の構築をきっかけに、業務のデジタル化を加速し、中長期的にDXを推進する強力な基盤を築くことができる点にあるわけです。

 

さっそくですが、「Google Workspaceから始まるDX戦略のロードマップ」を一緒にのぞいていきましょう。

 

Step.1 社内外のコミュニケーション基盤として導入

最初のステップはGoogle Workspaceを社内外のコミュニケーション基盤として導入するところから始まります。

コミュニケーション基盤を共通化することで「チーム間の壁を取り払い、情報の共有や意思決定のスピードを向上」させる効果があります。

 

現実問題として、デジタル化が進んでいない企業（ストレートに言うと遅れている企業さま）では、まだまだ受発注にFAXを利用していたり、社内のコミュニケーションはホワイトボードや電話だったりと、情報共有や意思決定のスピードで競合他社に遅れをとっているケースも少なくありません。

こういった企業さまでは、単にGoogle Workspaceをコミュニケーション基盤として採用いただくだけでも、変革の兆しを感じていただけるほどのインパクトがあります。

 

この”変革の兆し”の根拠となるのは、Google Workspaceが持つ豊富な基本機能です。

 

Google Workspace基本機能を活用するだけで、ここまで変わる

Gmail（メールサービス）で、従業員や顧客との円滑なメールコミュニケーションを確立することができ、Google Calendar（クラウド型スケジューラー）を活用すると、会議のスケジュール管理を一元化。予定の調整や備品の管理がカンタンになります。

 

また、ふとした質問や打合せにはGoogle Meet（WEB会議ツール）を用いることで、リモートでも顔を合わせたコミュニケーションが可能になるため、リモートワークで希薄になりがちなチームの結束力を高められます。

さらにGoogle Drive（ファイル共有）を社内のドキュメント管理システムとして導入することで、外出中のメンバーとのファイルの共有と管理がこれまで以上にシンプルになります。

そのうえGoogle Docs（資料作成アプリ）やSheets（表計算アプリ）を用いれば、リアルタイムでのドキュメント編集が可能となり、作業を効率化することも…

 

…ちなみに、ここで挙げたのはGoogle Workspaceが提供する機能のごくごく一部です！

Google Workspaceの機能をフル活用することで 社内外のコミュニケーションが飛躍的に改善し、事業成長のためのコミュニケーション基盤に組込んだ成功事例をイメージ頂けたのではないでしょうか？

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Step.2 外部ツールとの連携でDX化を加速させる

Google Workspaceで社内のコミュニケーション基盤を整備（Step.1）できたら、次は外部ツールとの連携（Step.2）でDX化を加速し、より大きな成果へと進んでいきましょう。

 

ここでは、事業経営における重要な要素である「売上UP」を担う営業部門のDX化に焦点を当ててみます。

顧客管理システム（CRM）とGoogle Workspaceは、システム連携することで顧客情報を一元管理し、お客さまごとに最適化された顧客対応といった王道の営業DXを実現できます。

 

■【関連記事】営業＆マーケティングのDXは、Google Workspaceとhubspotで実現しよう

 

以前の記事でもご紹介したように、The Modelフレームワークのフェーズごとに対応すべきポイントを網羅的にDX化することができます。

ここであげるのは一例ですが、顧客情報を常に最新の状態に保ち、どこからでもアクセス可能になるため、営業活動の空き時間でも仕事を継続できたり、Google Calendarとの連携で、顧客とのミーティングやフォローアップのスケジュール管理がカンタンになるなど…

アナログ的な管理から脱却することで、より効率的に仕事を完了できます。

 

このステップは、売上規模を拡大しつつ仕事を効率よく完了できる体制の整備を目指しており、いわば事業基盤の強化段階と定義できます。この営みを成功させることで利益を積み上げ、さらに次のステップに取り組むための従業員の時間的リソース確保を目指しましょう。

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Step.3 生成AIなどの先端技術を活用したDX化

Step.3では、話題の生成AIなどの先端技術を駆使して、業務プロセスの根本的な変革を図るステップへと移るのですが、この段階になると、Googleの強みがより浮き彫りになります。

というのも、Googleは

  • スマホ・パソコン（Android、Chromebook）
  • プラットフォーム（Google Cloud）
  • ビジネスアプリ（Google Workspace）
  • 生成AI（Gemini Pro、VertexAIなど）

など端末〜クラウドプラットフォーム、生成AIのLLMモデルに至るまで、全て自社で開発を行なっているからです。

たとえば生成AIモデルで最も有名なOpenAI社は、自前のクラウドプラットフォームを持っておらず、Microsoftのクラウドサービス：Azure環境上で動作しています。

 

まず、生成AIの活用では、Googleが開発した生成AI：Geminiでコンテンツの自動生成や顧客対応、システム開発におけるコード生成の一部を自動化できます。

これにより、コンテンツマーケティングの効率化やカスタマーサポートの強化、システム間の連携作業さえ効率化が見込めます。さらにGoogle CloudのAPIを利用すれば、これらのAI機能を既存のシステムに簡単に統合でき、作業負荷の大幅な削減とサービス品質の向上を実現します。

 

先述したように、自前でクラウドプラットフォーム環境を持っているのもGoogleの強みです。

Google Cloudの強力なインフラとAI関連のサービスを利用することで、事業規模に合わせた拡大〜縮小が可能なデータ分析や機械学習モデルを構築することができます。

一例ですが

  • 膨大な顧客データを分析して販売需要を予測
  • 画像認識AIを活用して 検品業務を効率化

といった分野において、日本国内でも成功事例が積み上がっています。

 

“生成AI”と”社内に眠る膨大なデータ”とを組合せると…

以前の記事「“書類の山”に苦しむ会社こそ、膨大な”デジタル資産”を築くチャンス？」でもお伝えしたように、筆者個人は伝統的・保守的な文化を持つ企業こそ、デジタル化という武器を手にすることで大きく飛躍する可能性を秘めている、と考えています。

さらに、Google WorkspaceのGoogleChatとGeminiを連携することで、付加価値の創出しにくい業務である社内からの問合せ対応の大幅な効率化も可能です。

 

■【関連記事】“書類の山”に苦しむ会社こそ、膨大な”デジタル資産”を築くチャンス？

 

■【関連記事】Google Chat活用 Lv.100！？ 社内からの問合せ効率化するメリットとは？

 

まずはおトクにGoogle Workspaceを利用してみませんか？

「社内のリソースだけでこういった課題への対応は難しそう…」という場合は、弊社のようなパートナー企業を活用いただくのがオススメです。（完全なポジショントークではあります笑）

 

Google Cloudを活用したDXコンサルティングを提供しているnonet 株式会社では、御社の生成AIへの期待値・理解度に合わせて次のようなサービスを提供しています。

  • グループウェア：Google Workspaceの導入・活用サポート
  • hubspotを始め、Google Workspaceと外部システムとの連携
  • 生成AIなど先端技術を組合わせた高度なDX戦略のグランドデザイン

 

また、経営企画やデジタル戦略チームの方にお役立て頂ける仕組みとして、毎月３社限定で「無料オンライン壁打ち会」にて、壁打ちベースでご相談いただける枠を設けております。

デジタル化・DX化に本格的に着手したいけど、アイディアが出てこなくて悩んでいる…当記事の事例について詳しく話を聞きたい…とお悩みの方は、せっかくのこの機会をぜひご活用ください。

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