中小企業がDXを実現する最初のステップ|統合型グループウェアの検討を

今回は「デジタル化やIT化に悩みをもつ中小企業が、DXを実現するための考え方」についてお話したいと思います。

「リモートワーク」「ペーパレス化」や「DX:デジタルトランスフォーメーション」など、IT・テック業界からは毎年のように聞き慣れない言葉が産まれていますね。

 

とはいえ、中小企業の実状にフォーカスしてみると、10年〜20年と長らく続いている企業でさえ

  • 「紙とバインダー」が仕事の中心
  • 受発注のやりとりではFAXが大活躍している
  • 予定の管理把握?事務所のホワイトボードだよ

と言ったところが少なくないのが現状です。(実際、わたしも同じようなご相談をいただきます。)

 

そこで今回は、このようなデジタル化やIT化に課題をお持ちの方に役立つ「中小企業がDXを実現するために まず最初に取り組むべきこと」について解説していきます。

似たような悩みをお持ちの方、興味のある方はぜひ参考にしてください。

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  • 中小企業がDX化を成功させるためのポイントを知る
  • DX化(システム導入)で失敗する方法?



中小企業にとってのDX・・・何が必要?

DX:デジタルトランスフォーメーション」という言葉を耳にする機会が増えています。

そもそもDX(デジタルトランスフォーメーション)とは、いわゆる人工知能(AI)、家電やクルマをはじめとするモノがインターネットにつながる仕組み(IoT)などの最新技術を活用することで「競争優位性を確保しよう」という考え方です。

 

どうしても、”最新技術の活用” と聞くと「大企業だけの考え方で、わたしたちのような小さな会社には関係ない」と捉えられがちです。

しかし中小企業においても、普段の身近な仕事をITに置き換える、という取組みで「競争優位性の確保」を実現することができます。

  • 紙主体の仕事(書類・FAX・押印)を減らす
  • 場所に縛られない働き方(リモートワーク導入)
  • 離れた場所でも高い生産性(共同作業の実現)

と言ったハタラキカタは、決して「大企業だけのもの」ではないのです。

 

は、当サイトの「中小企業 x DX」と関連度の高いコンテンツです。お時間ある方はぜひ。

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「何から何までシステム化!」は失敗の序章?

とはいえ「エイ、ヤー!」で始めてうまくいくほど、簡単な仕事ではないのが現実です。

ちなみにあなたは、失敗するシステム開発プロジェクトには多くの共通点がある、という事実をご存じでしょうか?

それは「思いついたもの全てー。何から何までシステム化したい」という考え方です。

※筆者が IT導入プロジェクト に携わって感じた いち個人の意見です。

 

そのため筆者は、特に中小企業において「改善インパクトの大きな業務」からDX化(システム導入)に取り組み、そこで「見えてくる改善ポイントに対して追加でシステム導入に取り組む」という方法をオススメしています。

 

中にはこの方法が 時間がかかる取組みに見えて、もどかしく感じる方もいらっしゃると思います。

しかし言い換えると、この方法は常に現場(利用者)の声をシステム導入に反映して適応(Adjust)させる方法でもあります。そのため、長い目でみれば「最速でDX化を実現する方法」だと考えています。

 

この考え方は「パレートの法則」をベースとしています。パレートの法則は「80:20の法則」とも呼ばれていますが、シンプルにお伝えすると「上位の2割が全体の8割を生み出す」と言う考え方ですね。今回のテーマである “DX化” に置き換えて考えるなら「もっとも時間を割いている2割の仕事をDX化できれば、8割の時間を削減できる」といったところでしょうか。

 

「DX化の第一歩」は統合型グループウェアから

中小企業におけるDX化の初期段階として、「改善インパクトの大きい業務」からデジタル化に取り組むには、

  • 必要最低限の機能
  • 拡張性の高さ

と言ったポイントを押さえておく必要があります。

とはいえノウハウや資産が十分でないスタートアップや中小企業において、ゼロの状態からシステム開発を行うのは得策ではありません。

そのためのソリューションとしては「統合型グループウェア」の導入をオススメします。

 

たとえばGoogleのクラウド型グループウェア「Google Workspace(グーグルワークスペース) 」を例にあげると

  • ビジネス用メール
  • 共有スケジューラー
  • ファイル共有
  • WEB会議

など必要最低限の機能がひとつになっており、月あたり(Standardプラン:¥1,360-)で利用することができます。

また、他社製アプリとの連携(アドオン機能)や追加開発機能(Google Apps Script)など、拡張性の高さも魅力です。

 

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まとめ

今回は「中小企業にとってのDX」について考えてきました。

いまや小学生でもスマホを持つ時代、中小企業においてもデジタル化の流れに反するのは、賢い戦略とは言えません。

あなたの会社でも “DX化の検討” を始めてみてはいかがでしょうか?

 

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