起業・会社設立をご検討中、または創業まもない若手経営者の方へ。

• 自社発行の請求書送付に手間が掛かる…
• 請求書は発行しっぱなし。入金実績を後追いできていない…
• 毎月の定額請求、自動化できないかな？

日々の請求業務にまつわる、こんな悩みをお持ちではありませんか？

今日は、請求書発行業務の効率化をテーマに、似たような悩みをお持ちの方の参考になる情報をご紹介していきます。

• 兼務担当者が多い中小企業で、請求業務を効率化する方法がわかる

請求業務に追われて月末・月初が忙しすぎる件

「今年（2023年）のゴールデンウィーク、１日と２日で有給取ったら９連休だね〜♪」

ーこんな会話ができる会社、イイ職場だと思いませんか？

とはいうものの、経営者の目線で現実的に考えると….

「請求業務が一週間遅れる＝先方からの入金も遅れる＝資金繰り」

といった不安が頭をよぎってしまい、「仕事に穴をあけないために泣く泣く出勤をお願いしているんです…」という経営者の方もいらっしゃるかも知れません。

もちろん従業員には充実したプライベートを送ってもらいたい、だけど資金繰りが悪くなって会社が傾いてしまえば、結果的に従業員にも迷惑がかかるー。

従業員想いの経営者の方にとっては、悩みのタネのひとつだったりします。

クラウドサービスを活用して、自由に有給を取れる職場に！

毎月の請求業務に穴を開けることなく、さらに従業員に自由に有給を取ってもらう方法…

一見すると相反する関係にも思える２つのお悩みですが、実はクラウドサービスを上手に活用することでどちらも実現できるのを知っていますか？

たとえば「マネーフォワードクラウド」という中小企業向けの業務クラウドアプリを活用すると、月額 2,980円〜というお手頃価格で冒頭のような会話が飛び交う職場環境を整備することができます。

実に豊富な機能をもつマネーフォワードクラウド（会計ソフトとの連携や経費精算、契約業務のペーパレス化など）なのですが、今回はタイトルにもあるように「毎月の請求業務を効率化する方法」にフォーカスを当ててご紹介していきたいと思います。

■【関連記事】小さな会社のバックオフィスはこれひとつ！｜マネーフォーワードクラウドとは

■【関連記事】経費精算の時間すらもったいない!? 忙しすぎる営業パーソンを救いたい

“マネーフォワードクラウド請求書”で自動化しよう

マネーフォワードクラウド シリーズの「マネーフォワードクラウド請求書」（以降、MF Cloud請求書と記載）機能を使えば、毎月の請求業務を格段にラクすることができます。

ここで全ての機能をご紹介することはしませんが、毎月の請求業務がグッと楽になる、

• 請求書の発行・送付をワンクリックで。
• 見積り書の作成もカンタン
• 回収実績・入金管理は自動レポートで追跡
• 定額請求書は自動発行機能で工数90%削減！

といった機能をご紹介していきたいと思います。さっそく見ていきましょう。

自社発行の請求書をカンタン２ステップで送付

みなさまの会社では、お客さま宛ての請求書をどのように送付されているでしょうか。

Eメール？封をして郵送？ もしかすると中には「FAXで送付してるよ」という企業さんもいらっしゃるかも知れません。

■【関連記事】FAX廃止の段階的な進め方｜代替手段や現場の混乱を抑えて進める方法とは

MF Cloud請求書のサービスでは、作成した請求書を メールor 郵送で送付する機能が基本機能として利用できます。

郵送で送付する場合は 一通あたり170〜180円のお支払いが必要ですが、メール送付の場合はとくに追加のコストは必要ありません。

・・・と、ここまでお伝えすると、

「請求書はエクセルで作成しているし、発行した請求書はメールで送付しているよ。わざわざ毎月2,980円のコストをかける理由がないんですよね…」

というご指摘をいただくことがあります。

実は、マネーフォワードクラウド請求書を利用する本当のメリットは、請求業務を他の業務と上手に繋げられるところにあります。

たとえば、営業で作成した見積りを そのまま請求書に変換できるとしたら…

見積り書の作成・送付もカンタン

BtoBなどのビジネスモデルでは、提案活動（＝営業活動）で提示した見積り書が、そのままサービス提供・納品後に発行する請求書の請求額の根拠となります。

念の為一般的な流れをおさらいしておくと…

• 見積り額の提示
• 金額・提供条件の合意
• サービス提供・納品
• 請求書の発行

という流れですね。

マネーフォワードクラウド請求書では、事前に顧客情報（取引先）やサービス（品目）のマスタ情報を登録しておくことができるため、手間になりがちな見積りの作成も項目を選ぶだけでカンタン作成することができます。（画像は実際のMF Cloud請求書の操作画面です）

もちろん 請求書の送付と同じように、作成した見積り書をそのままPDFファイル化してメール送付できます。

この機能、時間にすると3〜5分程度の効率化に過ぎないのですが、この機能のよいところは見積り書ファイルを取り違えて添付してしまうリスクを減らせるところにあります。

平たくいうと「間違えて別のお客さんの見積り送っちゃったYO！」をゼロにできる、ということですね。

請求書発行後の回収実績も、自動作成レポートでチェック

「営業の仕事はモノ売るだけやない！キッチリお金をもらうまでが仕事や！」

新卒で入社した会社の上司が よく話してくれていました。

ゴリゴリの関西弁で当時は少し怖かったのですが、つまりは請求書発行後の回収管理までが営業・販売活動だぞ、という意味ですね。

私の経験上、専任の担当者がいない小さな会社ほど入金管理・回収管理が “どんぶり勘定” だったりします。営業しながら請求書を発行したり、人事・総務の仕事をしながら請求書発行の業務を兼務したり…といったケースが多いからなのかも知れません。

・・・少し話がそれました。

マネーフォワードクラウド請求書で請求書を発行すると、↑の画像（クリックで拡大できます）のように「売上レポート」と「回収消込表」が自動で生成されます。

「回収消込表」タブでは、回収予定額と回収実績が表で一覧化されます。（⇒画像が実際の操作画面です）

さらに、支払い期限を超過して入金が未確認の場合は当該情報を赤文字でハイライトしてくれます。これによって未入金のままの請求書情報を瞬時に把握できます。

半期ごと、通期ごとに未回収の取引をエクセルから引っ張ってきて…お客さんに催促して…といった手間から解放されるワケです。

月謝・サブスクなどは定額請求書の自動発行機能が便利

月謝やサブスクなど毎月定額の商品・サービスを提供されている企業には、マネーフォワードクラウド請求書の「毎月自動作成」機能がオススメです。（画像クリックで拡大できます）

「毎月自動作成」機能では、事前に「顧客情報」「価格」ひな型を作成しておくだけで、決められたサイクルで請求書を作成することができます。

もちろん、請求サイクル（毎月？四半期ごと？毎年？）や、いつまで自動生成するのか（契約期間が終わったの誤請求してもうた！を防げます）を設定できるため、請求書作成にかかる工数を大幅に削減することができます。

まとめ

今回は「毎月の請求業務 効率化」をテーマに、マネーフォワードクラウド請求書の機能についてご紹介しました。

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