【コラム】FAX廃止の段階的な進め方｜代替手段や現場の混乱を抑えて進める方法

つい先日（2021年4月23日）の河野大臣の記者会見で、「中央省庁のFAX利用を段階的に廃止し、最終的には全廃を目指す」という方針が明らかにされました。

霞ヶ関でテレワークが進まない大きな要因に「FAXの利用が影響している」という考えがベースにあるようです。

■霞が関でFAX廃止へ　河野大臣「テレワークの阻害要因」　※外部リンク

おそらく近い将来、「FAX廃止の流れは民間企業にも波及していく」のは間違いないかと思います。

一部の企業ではすでに廃止に向けた取り組みが進んでいるようですが、「”霞ヶ関が” 全廃を目指して段階的な廃止を進める」ということの意味は大きなものがあり、この流れはより加速していくことでしょう。

・・・とはいえ、実際に現場に目を向けてみると、とくに中小企業の管理職・経営者の方の中には

取引先とのやり取りがあるからFAXは廃止できない！
廃止するって言っても、どんな段取りで進めるべき？

といった方も多いのではないでしょうか？

そこで今回は、FAXの廃止を検討されている方に向けて FAXに代わる代替手段・段階的に廃止するための進め方 を提言させて頂きます。

コスト削減を検討中の経営者の方は、参考にしていただけると思います。

FAXの段階的な廃止に向けて 取り組むべきポイントがわかる
FAXに代わる「代替手段」とは？実例をもとにご紹介

FAX廃止までの４ステップ

冒頭でご紹介したように、霞ヶ関から始まるFAX廃止の流れは中小企業にも影響があると思います。

とはいえ、中小企業における現実的な問題として「明日からFAX使いません！」という方針がうまくいくとは考えにくいですよね。

間違いなく現場が混乱します。事務の方からも反発を受けることでしょう。

Seeds4Biz編集部では、画像（クリックで拡大）のように”廃止”というゴールを見越して、いくつかのステップを踏むべきだと考えます。

FAXを使った書類のやり取り　いまココ
メール環境の整備
インターネットFAXへの移行
FAX廃止でリモートワーク実現

つまり、会社の働き方を少しづつ「FAX中心のやりとり」から「電子メール中心のやりとり」に変革していくことで、徐々にFAXの依存度を下げていく、という考え方です。

多くの組織で、いまだにFAXを廃止できない理由は？

とはいえ、もしあなたが本気でFAXを廃止しようとするなら、それに変わる代替手段の準備が必要となります。

なぜならこれまでFAXはあなたの「会社の窓口」という役割を果たしていたからです。

きっとあなたの名刺にも住所や電話番号の情報とあわせて「FAX番号」が記載されているのではないでしょうか？

シンプルに「FAXを廃止する＝FAXを使わない」ではなく、一定期間は代替手段となる方法を並行で運用し、徐々にFAX利用の割合を減らしていくのがベターかと思います。

では、FAX廃止に向けて準備しておくべき、その「代替手段」とは何なのでしょうか？具体的な２ステップについて考えてみましょう。

Step.1：新しい取引からメール連絡へ切替えよう

「FAXに代わる代替手段」として、まずは新しい顧客との書類のやりとりをメールに限定することをオススメします。

・・・なぜ「新しい取引」から始めるべきか、というと現場にフォーカスした実務的なところに理由があります。

今現在、FAXでやりとりしている既存の取引先に「FAXで請求書を送るのをやめてください！」と交渉するのは簡単なことではありません。

逆の立場で考えてみても、急に取引先から「明日から全部メールで請求書を送りますね！」と言われても困ってしまいますよね。

そこで、まずは “新しい取引” から電子メールでの対応に切替えることで、FAXで対応すべき件数が増えるのを防ぐのが”ねらい”です。

もちろんビジネス用メールアドレスを取得する

また、利用するメールアドレスは無料で取得できるものではなく、独自ドメインを利用できるビジネス用メールの利用をオススメします。

世の中にはさまざまなビジネス用メールサービスがありますが、「ビジネス用のメール」だけでなく、ファイルを共有するための「GoogleDrive」やWEB会議ツール「Google Meet 」といった、必要なツールが全て揃っている、Google Workspace（グーグルワークスペース）がオススメです。

ビジネス利用に必須の、管理機能やセキュリティ機能が付属しても毎月Netflix以下（680円〜2,040円）のコストで運用することができます。