コミュニケーション能力を身につけるには？大切な3つの要素を考えてみた
今回のテーマは「生産的なコミュニケーションに必要な３つの要素」についてです。
仕事を進める上で、ほぼ例外なく「コミュニケーション能力」が求められます。
若い世代の方、新人マネージャーが持つ悩みとして、
- ムダな会議を減らすために、いち参加者として出来る工夫？
- ふんわりとした会話で終わる、上司とのコミュニケーションの原因？
といった疑問・悩みをお持ちのかたもいらっしゃるかも知れません。
そこで今回は、「生産的なコミュニケーション」に必要な３つの要素についてお伝えしたいと思います。
似たような悩みをお持ちの方、コミュニケーションに苦手意識のある方は ぜひ参考にしてください。
- “伝わる”コミュニケーションをデザインする３要素を知る
- 発言・主張に説得力を付ける考え方を理解する
コミュニケーション力とは「準備すること」だ
生産的なコミュニケーションをデザインするためには、準備することが重要な意味を持ちます。
・・・少し意図が伝わりにくいかも知れませんが、今回のメッセージを噛み砕いてお伝えすると
「良いコミュニケーションのために、話し手がしっかりと準備をしておこう」
ということです。
ここでいう「生産的なコミュニケーション」が求められるケースは多岐にわたり、上司への報告・会議での提言といった”社内向け”のコミュニケーションだけでなく、顧客との商談、パートナーとのプロジェクトにおける進捗報告などが挙げられます。
と、口で言うのは簡単ですが、具体的に“そのための準備”とはどのようなことを指すのでしょうか？
今回は「生産的なコミュニケーションにおいて、抑えるべきポイント」について掘り下げてお伝えできたらと思います。
抑えるべき３つのポイント
コミュニケーションの大原則「相手から聞かれたことに答える」に沿ったものにするためにも、話し手であるあなたは 事前にポイントを抑えておくことをオススメします。
具体的には次の３つが挙げられます。
- どの「テーマ（課題）について」発言すべきか？
- 相手に「どのような反応を期待する」か？
- 発言/主張はテーマに対する「答え」になっているか？
これは”生産的で効果の高いコミュニケーション”を行うために満たすべき条件、とも言い換えられると思います。
『テーマ』『反応』『答え』でデザインする
“デザイン”と聞いて私たちが真っ先にイメージする “ビジュアルデザイン” は、「色」「形」「質感」などからなる七つの要素（Elements of Design:デザインの要素）によって創り上げられるそうです。
ここからは同じように “生産的なコミュニケーション” も 先にあげた３つの”要素”（＝『テーマ・反応・答え』）からつくられると仮定して、３つ要素を解説していきたいと思います。
この話の『テーマ』は何か？
まず最初にテーマ、つまり”何の話をしているか？”を把握するところからです。
・・・ここまでお伝えすると「そらそうやろ」という声が聞こえてきそうですね。
しかし、大企業で長らく経験を積んだという方でも、テーマを正確に理解出来ていない方が多いのも事実だと思います。
例を挙げて考えてみましょう。「対応中のトラブル」について議論している中で、「飲み会の出欠」について話し始める、などのテーマについて議論する気がない方は まったくの論外です。
しかし本当に注意すべきなのは、本人にも悪気がなく、会議の終盤になって参加者も気づかないまま 少しづつテーマをすり替えてしまっている、というタイプの方です。
これは会議など大人数に向けてのコミュニケーションのみならず、上司や同僚との会話、商談相手との折衝などの「１対１のコミュニケーション」でも同じことが言えます。
あなたが参加者のひとりだとしても 会議のファシリテーターでも、常に「議論すべき（＝結論を出すべき）テーマは何か？」を意識しておくべきポイントです。
あなたが相手に『期待する反応』は何か？
次に、あなたが相手に「期待する反応」について再確認しておくことも大切です。
仕事を推し進める上での「相手に期待する反応」は、次の３つに分けて考えると”準備すべきもの”を想定しやすくなります。
- 理解・把握してほしい
- フィードバックがほしい
- 行動してほしい
ここで挙げた３つの「期待する反応」は、再三お伝えしている通り、あくまでも”仕事のコミュニケーション”に限った話です。
当然 “あなた自身”も”コミュニケーションの相手”も人間なので、たとえば仕事以外の話ー（雑談など）を通して、「共感」を求める場面も大切なことですよね。
「期待する反応」は、他の二つー。「テーマ・答え」と比べてもイメージするのが難しいため、それぞれもう少し掘り下げて解説していきます。
「理解・把握」してほしい
期待する反応のひとつめが、相手に「理解・把握」してほしいケース。これはシンプルに「報告・連絡」とも言い換えられるかと思います。
その情報を「知っている場合」と「そうでない場合」で業務に影響する情報を伝えるケースなどがこれにあたります。
ほかにも、「その日の朝に新聞で報道された業界動向を紹介する」など、Just Information として参考情報を上司や同僚に展開するケースをイメージしてみましょう。
その行動のベースには「理解・把握してほしい」という考えがあるのではないでしょうか。
「助言・フィードバック」がほしい
相手に「助言・フィードバック」を求めているケース、これはいわゆる「相談」にあたる行動ですね。
ここでのポイントは、相手の立場から見たとき「何かの”フィードバック”するためには、現状を”理解・把握する”」必要がある、という点です。
イメージを膨らませて頂くために「あなたが初めて直面したトラブルに対応するために、経験豊富な上司に相談する場合」を考えてみましょう。
このケースであなたが上司に求めているのは「次に取るべき具体的な行動」の”助言”だと思いますが、そもそも上司は「トラブルが起こった経緯」（＝状況）を知っているでしょうか？
状況や経緯を知らずに、状況にそったフィードバックを行うのは・・・少し難しいですよね。（もちろん上司の方がエスパーなら話は別ですが！）
当然、上司の方に問題がある場合もありますが、そんな時こそ自分自身のコミュニケーションに問題はなかったか（＝事前に”理解・把握”してもらっていたか？）について振り返ってみてはいかがでしょうか？
■【関連記事】「上司と部下で波長が合わない」原因は”話の粒度”かも
「行動」してほしい
そしてもうひとつが、相手から「行動」を引き出したい というケースです。
相手が上司であれば “承認” や他部署との “合意形成” などが挙げられますし、商談のケースなら最終的なゴールとも言える “契約締結” といった「行動」が想定されるかと思います。
「行動」は、相手から引き出すのが難しい反応かも知れませんね。
ここでは深く解説しませんが、相手が「行動する」ことのメリット、または「行動しない」ことのデメリット/リスク を上手に伝えられるか否か？がポイントではないかと考えています。
問いに対しての『答え』になっているか？
“テーマ”は何か？を把握し、相手に期待する”行動”が明確になることで、ようやく『答え』を組立てる”道すじ”が見えてくることになります。
実際に『答え』を組立てる上でポイントとなるのは “明確な結論/主張 “と “根拠の説得力”、そして “具体的な方法” です。
“明確な結論/主張 “かどうか？は、テーマに対して意見・行動が示されているか、で図ることができます。
日本語文法の特性上、どうしても”明確な結論”を伝えることを苦手と感じる方は多いかも知れませんが、そういった方はPREP法で話を構成する伝え方のトレーニングをオススメします。
PREP法は「結論⇒根拠⇒具体例⇒結論」という構成で話しを組立てる考え方です。関連記事では例文を交えて解説しています。
■【関連記事】「結論⇒根拠⇒具体例⇒結論」で伝えるPREP法について
“根拠の説得力”を損なわないために、「抜け・漏れ・ズレ」や「話の飛躍」の２つに気をつけておく必要があります。前回記事でもお伝えしましたが、ロジカルシンキングを身につけることで、この「２つの失敗」を避ける感度を磨いておきましょう。
■【関連記事】２つの失敗から学ぶ “ロジカルシンキング” のメリット
まとめ
「コミュニケーション能力を高めるために大切な３つのポイント」について考えてきました。
今回の内容を通して、高い目標を掲げるビジネスパーソンの方が “より生産的なコミュニケーション” を組立てる参考となっていれば嬉しく思います。
Seeds4Bizでは「ロジカルシンキング」を含む様々なキーワードについて、基本から解説した【徹底解説】シリーズを連載しています。
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