2021年12月20日

Google Workspaceでできること Vol.2 共有カレンダーでスケジュール管理

Google Workspace（グーグルワークスペース） の機能について深堀り解説していく「Google Workspaceでできること」シリーズ。

 

第２回目にあたる今回は「Googleカレンダー（共有スケジューラ）」についてです。

  • スケジュールをデジタル化して共有することのメリット
  • Google Workspaceならではの便利機能

と言った疑問にお答えできればと思います。興味のある方はぜひ参考にしてみてください。

※「Google Workspaceでできること」シリーズのバックナンバーはこちら

【無料ダウンロード】Google Workspace活用ガイド

  • スケジュールをデジタル化することのメリットを知る
  • Google カレンダー（共有スケジューラ）の便利機能がわかる

Googleカレンダー：チーム利用に適したクラウド型スケジューラ

Google Workspace（グーグルワークスペース） で提供されているGoogleカレンダーは、ビジネス利用・チーム利用に最適化されているのが大きな特徴のサービスです。

 

ここで、中小企業の現場で起きていることに目を向けてみます。

実際にご相談を頂く企業さんのお話をお伺いすると、

「外出する際にドア横のホワイトボード（行動予定表）にスケジュールを記入している」

といったケースも少なくありません。

 

もちろん、この方法が悪いワケではありませんが、

  • 字がヘタで読めない人がいる
  • 外出先で急な予定が入っても更新できない

といった問題がついてまわることになり、効率的に仕事をすることができていないのが実状のようです。

 

・・・ここで少しイメージして頂きたいのですが、

  • チーム全員が「今どこで何をしている」がわかる
  • 外出先からでも、スマホから最新の予定に更新できる

としたら、いかがでしょうか。

普段の働き方はどのように変わりそうでしょうかー？

 

Google カレンダーの活用アイディア６選

さて、共有カレンダーを利用することで「何がうれしいのか？」のイメージを膨らませていただけるように、Googleカレンダーの活用アイディアを５つほどご紹介していきたいと思います。

今回ご紹介するのは、

  • 予定の情報共有
  • 効率的なスケジュール調整
  • 社用車・会議室・備品の管理
  • 予定のリマインダ機能
  • 会議メモの作成
  • 日々の行動分析をシンプルに

の６つです。

いずれも標準プランで利用でき、かつ小さな労力で高い効果が見込めるものに絞っています。さっそくみていきましょう。

 

メンバー間の情報共有で、仕事のパフォーマンスUP

同僚たちとの予定を共有し「今どこで何をしているか」がわかる。

これこそが共有カレンダー導入の一番のメリットでしょう。

  • 営業マンと営業支援メンバー
  • フィールドエンジニアとテクニカルサポート部隊

など、部署を超えてスケジュールを共有することで仕事の効率化につながる、というわけです。

 

実際にご相談をいただいたケースでも「現状はホワイトボードでスケジュールを管理していて、まずはスケジュールからデジタル化したい・・・」

といったお客様もいらっしゃいました。共有カレンダーを導入したことで、現場メンバーと社内支援メンバーとの間でコミュニケーションが増え、職場が活性化されたそうです。

 

効率的なスケジュール調整で、生産性・業務効率が上がる

スケジュールを共有することのもう一つのメリットが、チームメンバーの予定を 1 つの画面で表示できる所にあります。

これにより、社効率的にスケジュール調整を行うことができます。

たとえばGoogle カレンダー上で追加された予定には、ワンクリックで出席・欠席を登録する機能があり、リスケジュールなどの調整も簡単に行うことができます。

 

社用車・会議室・備品などの備品管理で管理コストを大幅削減

次に、共用備品や会議室の管理についてです。管理画面にログインすることでGoogle カレンダーに

  • 会議室 / 共有スペース
  • 社用車
  • 共用の備品

といった情報を登録することができます。

これにより、予定作成画面から会議室を検索し、収容人数や備品などの詳細情報を確認したうえで予約することができるようになります。

共有する会議室またはリソースを設定し、カレンダーの予定に追加することも簡単です。

ホワイトボード、エクセルで管理していた社内の共有リソースは、「Googleカレンダー」で管理することをオススメします。

 

予定の通知機能を活用して、対応漏れを防ぐ

Google カレンダーでは、デフォルトで予定の 10 分前にポップアップ通知が表示されます。通知のタイミングは、カレンダーの設定で変更することができます。

ちなみに筆者は作業に集中している時でも通知を見逃さないために、Apple Watchに予定を通知するようにしています。

通知するタイミングを３日前などに設定しておけば、「仕事に追われて重要なアポイントを忘れてしまっていた！」といったことは無くなります。

 

アジェンダ共有と議事メモ共有で、ムダな会議を撲滅しよう

Google カレンダーは不定期的に機能がアップデートされているのですが、最近になって追加された機能のひとつに「会議メモ」というものがあります。

「会議メモ」とは、予定を追加するタイミングで[会議メモを作成する]ボタンを押下すると、自動でドキュメントファイルが作成される機能です。

 

実際に筆者が活用しているのは、

  • 事前のアジェンダ共有
  • 議事メモ/ 議事録

といった方法です。「A社への提案、今どんな状況？」「プロジェクトBのトラブル対応って誰がボール持ってる？」など、会議前に確認しておきたいポイントを共有しておけば、会議中のキラーパスで場が凍りつくのを避けられるかもしれません。

 

 

カンタンな時間分析機能がリリース！（2022年8月 更新）

2022年の8月より新たな機能として「予定にカラーラベルを付けて分類・分析」が追加されました。

これによって、日々どのようなことに時間を使っているか？を把握・改善できるようになります。（←の画像クリックで.gif動画が再生されます。）

 

例えば営業マンの方であれば

  • 営業活動（現地訪問・WEB商談）：赤
  • 提案準備（資料作成・各種調整）：緑
  • 社内処理（事務処理・経費処理など）：灰色

という形で「予定の内容：色」をひもづけておくことで「自分がどのように時間をつかっているか？」を実データをもとに分析することができますね。

 

個人的には「ついに！待望の機能！やっときたか！」といった印象です。
おそらく今後も機能が拡張されると思いますが、管理コンソール側で個々人の予定の使い方を集計・分析できると、もっと嬉しいのにな〜、と思いました。（いわゆるチームメンバーの稼働分析に使いたい）

 



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