ビジネス用・法人メールアドレス取得なら「Google Workspaceが最適解」な件

ビジネス用・法人メールアドレスの作成を検討されるタイミングで、

  • 創業・法人化に合わせてメールアドレスを取得したい
  • どんなポイントに気を付けるべき?
  • ビジネスメールの始め方(手順)を知りたい!

といった悩み・疑問をお持ちの方も多いのではないでしょうか?

そこで今回は「メール取得と一緒に検討すべきポイント」「具体的なメール取得の流れ」の2つのテーマに沿うカタチで解説していきたいと思います。

 

ビジネス用メールアドレス取得を検討中の方・似たような悩みをお持ちの方は、ぜひ 参考にしてみてください。

 

  • メールアドレス取得と一緒に検討すべきポイントを知る
  • ビジネス用メールの始め方がわかる

ビジネスメールで検討すべきポイント

創業や法人化・事業の拡大など、ビジネス用メールの利用を検討する理由はさまざまです。

中にはYahoo!メール、G mailなど「無料のメールサービスから移行を考えている」という方も多いかもしれませんね。

 

【関連記事】「起業・創業後でもフリーメール」がNGなワケ|ビジネス用メールのススメ

 

まずは「ビジネス利用のためのメールアドレスを取得するうえで、抑えておきたい4つのポイント」を解説していきます。

そのポイントとは

  • 「独自ドメイン」が利用できること
  • 「セキュリティ対策」に機能
  • 「メーリングリスト」で情報共有
  • 「機能と価格」のバランス

です。さっそくみていきましょう。


独自ドメインとは、「インターネット上の住所」といった言葉でも表現される、メールアドレスやWEBサイトを識別するための情報です。(例:[google.com]や[yahoo.co.jp]など)

独自ドメインのメールアドレスを取得する前提として、「お名前.com」や「GoogleDomain」といった取次事業者から「独自ドメイン」を購入しておく必要があります。

 

独自ドメインが利用できること

まず、「独自ドメインのメールアドレス」を取得することで、企業の信頼性をアピールできます。

利用者として「メールでのコミュニケーション」だけで考えると、YahooメールやG mailでも問題は感じないかもしれません。

 

しかし「取引先企業からの信頼性獲得」や「事業規模の拡大」という視点に立つと、早めに独自ドメインのメールアドレスの取得がオススメです。

というのも、コンプライアンス対策としてフリーメールの受信を “禁止” している企業が増えていたり、チームで協力して働く機能が不十分だからです(詳しい理由・対策は後述)。

 

セキュリティ対策の機能

企業・法人同士のメールでは、当然ながら個人情報など機密情報のやりとりが発生します。

だからこそ「スパムメール対策」「スマホやPCの盗難・紛失」「なりすましログイン」と言った、基本的なセキュリティ対策は必要不可欠と言えます。

しかし残念ながら、ほぼ全てのフリーメールで

  • 迷惑メールフィルター
  • 自動バックアップ機能
  • ビジネスレベルのセキュリティ

といった機能は利用することができません。(※これが一部の企業がフリーメールの利用禁止を判断している理由です。)

 

最近では「クラウド型グループウェア」で独自ドメインを利用できるビジネスメールの機能が提供されており、有料プランであればこれらのセキュリティ機能を利用することができます。

 

メーリングリストの有無

ビジネス用メールを検討する理由に、「コミュニケーションの課題」があることは少なくありません。

  • チームで発注情報を受信したい
  • 営業マンと営業事務・技術チームで連携したい

といった課題をお持ちの場合は「メーリングリスト機能が利用できるか?」という点も気に留めておきましょう。

 

【関連記事】Google Workspaceでメーリングリストを作成する|Google グループの設定方法

 

機能と価格のバランス

「独自ドメイン」「ビジネスレベルのセキュリティ」「メーリングリスト」の3つを満たすサービスとして筆者がオススメするのは、Googleが提供する「Google Workspace(グーグルワークスペース) 」です。

価格も「ひとりあたり¥680-/月〜」で利用することができ、サービスの稼働率も99.9%が保証されています。(画像クリックで機能の比較ができます)

 

また、Google Workspace(グーグルワークスペース) ではメール機能のみならず

  • Google カレンダー
  • GoogleDrive(ファイル共有)
  • Googleドキュメント
  • GoogleMeet(WEB会議)

といった機能までがひとつになっており、「機能と価格のバランス」にも優れています。

 

【関連記事】Google Workspaceとは|仕事に必要なアプリ、その全てがここに

 

ビジネス用メールを始める3ステップ

ここからは「ビジネス用メールを始める3ステップ」について解説していきたいと思います。

  1. 独自ドメインを取得する
  2. メールサービスの申し込み
  3. ドメインの所有権を認証

ご紹介する手順とあわせ、実際の環境でも試してみてください。

 

Step 1. 独自ドメイン取得

まず最初に、独自ドメインを取得するところから。

独自ドメインは、「お名前.com」「ムームードメイン」「さくらのドメイン」「Google Domain」といった取次事業者から購入する必要があり、「好きな文字列」と「トップレベルドメイン(.com、.co.jp、.bizなど)」の組合せが選択できます。

 

ちなみに、人気の独自ドメインの取得は “早い者勝ち” となっていますので、「利用したい独自ドメインが取得できるかどうか?」は事前に調べておくことをオススメします。

(すでにWEBサイトなどを開設していて、メールアドレスとして利用したい独自ドメインをお持ちの方は、そのまま『Step 2. Google Workspace申込み』の手順に進んでOKです。)

 

【関連記事】WEBサイト開設に必要な「ドメイン」ってナニ?|新規取得する時のポイント

【参考】空きドメインを検索|お名前.com ※外部リンク

 

Step 2. メールサービスの申込み

次に メールサービスへ申し込みます。

ここではGoogle Workspace(グーグルワークスペース) を利用した場合の手順となりますが、 こちら  から利用したいプランを選んで、必要な情報を入力するだけで申し込み自体は完了です。

 

Step 3. ドメイン所有権を確認

最後にGoogle Workspace上で独自ドメインの所有権を確認して完了です。

この手順は、先ほど登録した独自ドメインが「他の誰のものでもなく、あなたの独自ドメイン!」ということを証明するプロセスとなります。

 

「所有権を確認するための手順」ですが、ドメインのTXTレコードに指定された値を登録すると、Google側でレコードの検証が行われます。

検証が完了するまでの時間は レコードに設定されている TTL値の大きさによっても変わるのですが、最大でも48時間程度で完了します。

検証の完了にあわせて、ドメイン所有権の証明は完了です。さっそくビジネス用メールを試してみましょう!

 

Google Domain で購入したドメインであれば、Google Workspace(グーグルワークスペース) と自動連携の機能が提供されています。

 

まとめ

「ビジネスに最適なメールサービス」として、Google Workspace(グーグルワークスペース) について解説しました。

“ドメインの認証” や “メール配信ルートの設定” など、聞き慣れない言葉が多く、つまづきやすいポイントでもあります。。

「サポートが必要かも?」と感じられた方は、お気軽に記事下の問合せフォームからご相談ください。

 

ドメイン関連の設定はもちろんのこと、メーリングリストの設定代行や追加のセキュリティ設定・連携可能なオプションなどについて情報提供させて頂きます。

 

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