コミュニケーション能力を高めるために。大切な3つのポイント

今回のテーマは「生産的なコミュニケーションに必要な3つの要素」についてです。

 

仕事を進める上で、私たちには「コミュニケーション能力」が求められます。

若い世代の方、新人マネージャーが持つ悩みとして、

  • ムダな会議を減らすために、いち参加者として出来る工夫?
  • ふんわりとした会話で終わる、上司とのコミュニケーションの原因?

といった疑問・悩みをお持ちのかたもいらっしゃるかも知れません。

 

そこで今回は、「生産的なコミュニケーション」に必要な3つの要素についてお伝えしたいと思います。

 

似たような悩みをお持ちの方、コミュニケーションに苦手意識のある方は ぜひ参考にしてください。

  • “伝わる”コミュニケーションをデザインする3要素を知る
  • 発言・主張に説得力を付ける考え方を理解する



事前に”コミュニケーションをデザイン”する

コミュニケーションをデザインするー。

・・・少し意図が伝わりにくいかも知れませんが、今回のメッセージを噛み砕いてお伝えすると

「良いコミュニケーションのために、話し手がしっかりと準備をしておこう」

ということです。

ここでいう「生産的なコミュニケーション」が求められるケースは多岐にわたり、上司への報告・会議での提言といった”社内向け”のコミュニケーションだけでなく、顧客との商談、パートナーとのプロジェクトにおける進捗報告などが挙げられます。

 

と、口で言うのは簡単ですが、具体的に“そのための準備”とはどのようなことを指すのでしょうか?

今回は「生産的なコミュニケーションにおいて、抑えるべきポイント」について掘り下げてお伝えできたらと思います。

 

抑えるべき3つのポイント

コミュニケーションの大原則「相手から聞かれたことに答える」に沿ったものにするためにも、話し手であるあなたは 事前にポイントを抑えておくことをオススメします。

具体的には次の3つが挙げられます。

  • どの「テーマ(課題)について」発言すべきか?
  • 相手に「どのような反応を期待する」か?
  • 発言/主張はテーマに対する「答え」になっているか?

これは”生産的で効果の高いコミュニケーション”を行うために満たすべき条件、とも言い換えられると思います。

 

『テーマ』『反応』『答え』でデザインする

“デザイン”と聞いて私たちが真っ先にイメージする “ビジュアルデザイン” は、「色」「形」「質感」などからなる七つの要素(Elements of Design:デザインの要素)によって創り上げられるそうです。

ここからは同じように “生産的なコミュニケーション” も 先にあげた3つの”要素”(=『テーマ・反応・答え』)からつくられると仮定して、3つ要素を解説していきたいと思います。

 

『テーマ』は何か?

まず最初にテーマ、つまり”何の話をしているか?”を把握するところからです。

・・・ここまでお伝えすると「そらそうやろ」という声が聞こえてきそうですね。

しかし、大企業で長らく経験を積んだという方でも、テーマを正確に理解出来ていない方が多いのも事実だと思います。

例を挙げて考えてみましょう。「対応中のトラブル」について議論している中で、「飲み会の出欠」について話し始める、などのテーマについて議論する気がない方は まったくの論外です。

しかし本当に注意すべきなのは、本人にも悪気がなく、会議の終盤になって参加者も気づかないまま 少しづつテーマをすり替えてしまっている、というタイプの方です。

 

これは会議など大人数に向けてのコミュニケーションのみならず、上司や同僚との会話、商談相手との折衝などの「1対1のコミュニケーション」でも同じことが言えます。

あなたが参加者のひとりだとしても 会議のファシリテーターでも、常に「議論すべき(=結論を出すべき)テーマは何か?」を意識しておくべきポイントです。

 

『期待する反応』は何か?

次に、あなたが相手に「期待する反応」について再確認しておくことも大切です。

仕事を推し進める上での「相手に期待する反応」は、次の3つに分けて考えると”準備すべきもの”を想定しやすくなります。

  • 理解・把握してほしい
  • フィードバックがほしい
  • 行動してほしい

ここで挙げた3つの「期待する反応」は、再三お伝えしている通り、あくまでも”仕事のコミュニケーション”に限った話です。

当然 “あなた自身”も”コミュニケーションの相手”も人間なので、たとえば仕事以外の話ー(雑談など)を通して、「共感」を求める場面も大切なことですよね。

 

「期待する反応」は、他の二つー。「テーマ・答え」と比べてもイメージするのが難しいため、それぞれもう少し掘り下げて解説していきます。

 

「理解・把握」してほしい

期待する反応のひとつめが、相手に「理解・把握」してほしいケース。これはシンプルに「報告・連絡」とも言い換えられるかと思います。

その情報を「知っている場合」と「そうでない場合」で業務に影響する情報を伝えるケースなどがこれにあたります。

ほかにも、「その日の朝に新聞で報道された業界動向を紹介する」など、Just Information として参考情報を上司や同僚に展開するケースをイメージしてみましょう。

その行動のベースには「理解・把握してほしい」という考えがあるのではないでしょうか。

 

「助言・フィードバック」がほしい

相手に「助言・フィードバック」を求めているケース、これはいわゆる「相談」にあたる行動ですね。

ここでのポイントは、相手の立場から見たとき「何かの”フィードバック”するためには、現状を”理解・把握する”」必要がある、という点です。

 

イメージを膨らませて頂くために「あなたが初めて直面したトラブルに対応するために、経験豊富な上司に相談する場合」を考えてみましょう。

このケースであなたが上司に求めているのは「次に取るべき具体的な行動」の”助言”だと思いますが、そもそも上司は「トラブルが起こった経緯」(=状況)を知っているでしょうか?

状況や経緯を知らずに、状況にそったフィードバックを行うのは・・・少し難しいですよね。(もちろん上司の方がエスパーなら話は別ですが!)

 

「上司に相談しても、欲しい答えが帰ってこない!」という悩みをお持ちの方は多いと思います。
当然、上司の方に問題がある場合もありますが、そんな時こそ自分自身のコミュニケーションに問題はなかったか(=事前に”理解・把握”してもらっていたか?)について振り返ってみてはいかがでしょうか?

 

【関連記事】「上司と部下で波長が合わない」原因は”話の粒度”かも

 

「行動」してほしい

そしてもうひとつが、相手から「行動」を引き出したい というケースです。

相手が上司であれば “承認” や他部署との “合意形成” などが挙げられますし、商談のケースなら最終的なゴールとも言える “契約締結” といった「行動」が想定されるかと思います。

「行動」は、相手から引き出すのが難しい反応かも知れませんね。

ここでは深く解説しませんが、相手が「行動する」ことのメリット、または「行動しない」ことのデメリット/リスク を上手に伝えられるか否か?がポイントではないかと考えています。

 

『答え』になっているか?

“テーマ”は何か?を把握し、相手に期待する”行動”が明確になることで、ようやく『答え』を組立てる”道すじ”が見えてくることになります。

実際に『答え』を組立てる上でポイントとなるのは “明確な結論/主張 “と “根拠の説得力”、そして “具体的な方法” です。

 

“明確な結論/主張 “かどうか?は、テーマに対して意見・行動が示されているか、で図ることができます。

日本語文法の特性上、どうしても”明確な結論”を伝えることを苦手と感じる方は多いかも知れませんが、そういった方はPREP法で話を構成する伝え方のトレーニングをオススメします。

PREP法は「結論⇒根拠⇒具体例⇒結論」という構成で話しを組立てる考え方です。関連記事では例文を交えて解説しています。

■【関連記事】「結論⇒根拠⇒具体例⇒結論」で伝えるPREP法について

 

“根拠の説得力”を損なわないために、「抜け・漏れ・ズレ」や「話の飛躍」の2つに気をつけておく必要があります。前回記事でもお伝えしましたが、ロジカルシンキングを身につけることで、この「2つの失敗」を避ける感度を磨いておきましょう。

■【関連記事】2つの失敗から学ぶ “ロジカルシンキング” のメリット

 

まとめ

「コミュニケーション能力を高めるために大切な3つのポイント」について考えてきました。

今回の内容を通して、高い目標を掲げるビジネスパーソンの方が “より生産的なコミュニケーション” を組立てる参考となっていれば嬉しく思います。

 

Seeds4Bizでは「ロジカルシンキング」を含む様々なキーワードについて、基本から解説した【徹底解説】シリーズを連載しています。

「ロジカルシンキングを基礎から身につけたい」という方、今回の内容が「参考になった」という方は、ぜひ関連記事からも 気になる情報を探してみてください。

論理的思考で、事前に「テーマ・期待する反応を整理し 答えを構成」しておこう