リモートワークでも高い生産性を!キーワードは「紙のデジタル化」と「共同作業」

今回のテーマは「リモートワークでも生産性を維持するために 準備すべきこと」についてです。※特に経営者の方・システムを担当する方に役立つ内容となっています。

 

さて、引き続きリモートワークの重要性が高まっていくと予想される中で、みなさまの職場でもリモートワークに向けた取組みは進んでいるでしょうか?

実際、会社として”リモートワーク”制度を検討する上では

  • 政府の自粛要請に沿うという意味での「出社を減らす」
  • 会社としての価値を提供し続けるために「生産性を落とさない」

という、 正反対 にも思えるような 2つの課題 を解決する必要があります。

 

これを読んで頂いている、経営者の方・システムを担当する方の中にも

  • 急いでリモートワーク導入を検討している!
  • でも何ができれば 仕事はしっかり回るんだっけ?
  • 便利な仕組みがあるなら知りたい!

といった “悩み” をお持ちの方がいらっしゃるのではないでしょうか?

 

そこで今回は「リモートワークの準備段階で気をつけるポイント」について解説していきます。

記事の後半では、具体的な解決方法・サービスについてもご紹介しています。似たような悩みをお持ちの方、興味のある方はぜひ参考にしてみてください。

  • リモートワーク導入の前に準備すべきポイントがわかる

 

“リモートワーク” に求められるもの

年始からの自粛要請は解除されたものの、今後も予測が難しい状況が続くことが予想されます。

ビジネスの視点に置き換えても、リモートワークの重要性はさらに高まっていくのは間違いないでしょう。

とはいえ、「よーし、明日からリモートワーク始めちゃうぞ〜」では、思うような効果を得ることができないのが、リモートワークの難しいところですね。

 

これは冒頭でも触れたように、

  • 政府の自粛要請に沿うという意味での「出社を減らす」
  • 会社としての価値を提供し続けるために「生産性を落とさない」

という2つの課題をクリアする必要があるからです。

 

リモートワークを成功へ導く2つのカギ

では、この2つの課題を解決した形で “リモートワーク導入を成功させる” には、具体的にどのような “準備” が必要なのでしょうかー?

個人事業主〜中小企業を対象としたアンケートなどに目を通すと、カギとなる2つのポイントが浮かび上がってきます。それは、

  • 紙とハンコをデジタル化する
  • 共同作業の仕組み(= コラボレーション)

の2つです。

まずは「紙とハンコをデジタル化する」というポイントから掘り下げてみましょう。

 

最初の一歩は「紙をデジタルへ」

出典元:freee株式会社

 

の画像(画像クリックで拡大)は、freee株式会社が実施した「テレワーク中でも出社が必要となる理由」のアンケート結果です。

結果を見ると、TOP5のうち3つが「 “紙” で仕事をしていること」起因でランクインするなど、実際の現場レベルでは いまだに”紙 + ハンコ” が仕事の中心にある、と推測できそうですね。※ランキング上位のうち “紙 + ハンコ” が原因となっているものには “青色の下線” を引いています。

 

■「行政手続きの99.247%で押印廃止」河野大臣が明らかに ※外部リンク

2020年秋になって の記事でも報じられたように、ようやく日本でも「押印の廃止」という波が大きくなり始めました。とはいえ、やはり中小規模事業者にとっての「最初にして最大の一歩」は、いかに “紙+ハンコ” をデジタル化するか? なのかもしれません。

 

ーさて、みなさまの会社では いかがでしょうか?

【関連記事】ペーパレスの進め方|電子契約・インターネットFAXの活用で脱 “ハンコ出社”?

 

“離れた場所” での “共同作業” に必要なもの

“紙 + ハンコ” のデジタル化に成功し「よ〜し、今日から全員、リモートワークだ!!!」

という一声で始まったはいいものの、「その日から全然仕事が進んでいなかった・・・」となってしまっては、本末転倒です。

 

これを防ぐために「離れた場所でもコミュニケーションは “密” のまま、協力しながら組織としての役割を果たす」方法を検討する必要があります。

実際に大手企業で導入されているベストプラクティスとしては、

  • メンバーの予定を把握
  • 何かを”決める”ための会議
  • 気軽なコミュニケーション
  • 共同作業

の機能があります。くわしく見てみましょう。

 

カレンダー(予定表)

リモートワークがスタートすると、当然ですが一緒に仕事をする人の姿を見て働くことが出来なくなります。

そこで、チームメンバーの「今なにしてる?」を把握するためにも “共有カレンダー”(スケジューラー)の活用をオススメします。

管理者を含む全員が 自分の予定を “共有カレンダー” で管理することで、予定の調整が格段にラクになります。

 

WEB会議ツール

リモートワークといえど、「メールでは伝わらない」「表情をみて話しておきたい」という場面は少なくありません。

そういった時に備えて “WEB会議システム” を導入しておくと、

  • プロジェクト開始のキックオフ
  • 社内外のイベント
  • 研修・セミナーの配信

などにも柔軟に対応することが出来ます。

 

チャットコミュニケーション

「自分も相手も “電話” で話す時間はない、でも早めに連絡しておきたいことがある。」

そんな時は メールより気軽に伝えられる、”テキストチャット” でコミュニケーションを図りましょう。

オフィスであれば「付箋(ふせん)」で伝達するようなコミュニケーションも、リモートワークの間は絵文字つきのテキストメッセージで対応できます。

 

完っ全に余談ですが。。。筆者が新社会人で電話応対でアタフタしていた時、先輩の女性から付箋で激励のメッセージをもらい、仕事を頑張れた。という経験があります。
あ、ちなみに恋に発展したりはしていません。(何の話や!)

 

ファイル共有

“紙 + ハンコ” のデジタル化は、離れていても共同で作業する(コラボレーション)ためのお膳立てです。

クラウド型の “ファイル共有サービス” を活用することで、法務部門に契約書類をレビューしてもらうことも、メンバーが作成したプレゼン資料にアドバイスを追記することも、全てリアルタイムで行うことができます。

 

【関連記事】Google Workspace(旧:G suite)で実現する WFH(ワークフロムホーム)

 

まとめ

今回は「リモートワークでも生産性を維持するために 準備すべきこと」について考えてきました。

 

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