「初めてのリモートワーク」を検討中の方へ｜必要不可欠な５つの機能＋αとは？
前回記事では、中小企業がリモートワークを導入するための３つのポイントについてお伝えしました。
あまりITに馴染みのない方からすると、
- リモートワークにはどんな機能が必要？
- 良さげなITツールはないのかな？
という悩みをお持ちの方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、必要不可欠な機能に絞って ITツールを検討中の方に向けて、「リモートワークに必要不可欠な５つの機能＋α」を解説したいと思います。
似たような悩みをお持ちの方、興味がある方はぜひ参考にしてみてください。
※前回の記事をおさらいしておきたい方へ
■【関連記事】中小企業のリモートワーク導入｜抑えておきたい３つのポイント
- リモートワークに必要な５つの機能を理解する
- 「業務に必要な すべてがひとつに」なったサービスとは
リモートワークとクラウドサービス
さっそくリモートワークに欠かせない機能を５つほど紹介していこうと思うのですが、その前に「＋α」の機能について考えておきましょう。
それは・・・「クラウドサービスを利用すること」です。
以前の『中小企業こそ”クラウド活用”で攻めのIT投資を 』の記事でもご紹介したように、クラウドサービスの登場によって
- 『コスト』
- 『納期』
- そして『場所』
というシステム導入にありがちな三つの制約から 私たちを解放しました。
小規模事業や中小企業など、いわゆるシステム開発にお金をかけられない企業で『オフィス以外でも仕事＝リモートワーク』を実現するためには、クラウドサービスの利用が必要不可欠といっても過言ではないと思います。
リモートワークに欠かせない機能５選
さて、ここからはリモートワークに欠かすことのできない５つの機能を解説していきたいと思います。
電子メール
まず、コミュニケーションの手段として「電子メール」の環境が必要です。
従業員ひとりひとりにメールアドレスを提供しておきましょう。（とある業界では、いまだに「ひとり１アドレス」が実現できていない業界もあるようですが・・・）
お客様・協力先などの取引先企業のみならず、部署間・個人間のコミュニケーションを考えても「ひとり１アドレス」の環境は必要不可欠な機能と言えます。
情報漏洩のリスクやビジネス性などを考えても、投資する価値は十分にあります。
■【関連記事】「起業・創業後でもフリーメール」がNGなワケ｜ビジネス用メールのススメ
共有カレンダー
次に共有カレンダー機能についてです。
中小企業でしごとをしている方の中には、今でも
- 手帳
- ホワイトボード
で管理されている方も多くみえます。
・・・リモートワークが始まると、誰も確認できそうにないですね。
やはり「リモートワーク導入を成功させる」という視点で考えてみると、上司・同僚・部下の予定がわからないという状況は好ましくありません。
そう言った意味でも移動中・外出中でも確認できる「共有カレンダー」は必要な機能のひとつです。
ファイル共有
たとえ在宅勤務中に５時間(!)をかけて作成・編集した資料も、上司や同僚に見てもらわなければ意味がありません。
ファイル共有の機能を使って、あなたの仕事ぶりを彼らに見せつけてやりましょう！
・・・もちろん、ファイル共有の機能のメリットは、単に「仕事ぶりをアピールできる」だけではありません。
組織に「作った資料はすぐに共有する」という文化が定着すると、また別のメリットが生まれます。例を挙げるなら
- 情報漏えいのリスク防止
- 情報共有でチーム力UP！
などがあります。
たとえば、今日中にあなたが作らなきゃいけないその資料、すでに別の同僚がファイル共有してくれていた！という嬉しいパターンに出くわすこともありますよ。
■【関連記事】資料共有とナレッジマネジメント｜強い営業チームは０から資料を作らない？
資料作成・共同編集
資料作成・共同編集の機能も欠かせません。
- 文書作成
- 表計算シート
- プレゼンテーション
などのフォーマット（形式）に対応した資料作成・編集機能はリモートワークのみならず、オフィスでの仕事にも必要な機能です。
また、リモートワークでも協力しながら仕事を進める方法をご存知でしょうか？
「共有フォルダに保存されている資料を修正しようとしたら、別の誰かが編集中で修正できない・・・」
という問題も、共同編集機能を使えば資料の同時編集が可能です。
ビデオ会議
ロックダウン中でも、顔を突き合わせて話し合いが必要なケースががゼロになる訳ではありません。
ビデオ会議の仕組みを導入して、３密を避けながら１対１の評価面談やマネージャーからのメッセージを発信しましょう。
実際に大学などの教育機関でも、遠隔授業にビデオ会議が使われていたりします。
「５＋αの必須機能」はグループウェアで実現できる？
さて、ここまでご紹介した５つ＋αの機能ですが、それぞれの機能を個々で検討・導入するのは、管理コストの面でもハードルが高いと感じられたのではないでしょうか。
そのため、Seeds4Biz編集部ではグループウェアを導入することをオススメしています。
グループウェアは、シンプルにお伝えすると「仕事に必要な機能がそろった、ビジネス向けのアプリセット」のことを指し、月額あたり5,000円以下で利用できるサービスがほとんどです。
はGoogleのグループウェア：Google Workspace（グーグルワークスペース）の紹介動画ですが、どのようなものかイメージして頂けるのではないでしょうか？
動画でも紹介されている様に、
といった「仕事に必要なすべてがひとつに」なったサービスです。
必要不可欠な５つの機能（＋α）がそろった「中小企業に最適なビジネスツール、グループウェア」。
あなたの会社でも、ぜひ検討してみてはいかがでしょうか。
■【関連記事】Google Workspaceとは｜仕事に必要なアプリ、その全てがここに
■【参考】中小企業に最適なビジネスツール｜仕事に必要なすべてがここにある ※外部リンク
まとめ
今回は、リモートワーク導入の視点から「必要不可欠な５＋αの機能」についての考察と、リモートワークに最適なGoogle Workspace（グーグルワークスペース）についてご紹介しました。
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