2022年9月12日

Google Workspaceでできること Vol.5 マウス操作だけで問合せフォームを作ろう

Google Workspace（グーグルワークスペース） の機能について深堀り解説していく「Google Workspaceでできること」シリーズ。

 

第５回目にあたる今回は「Googleフォーム（フォーム作成ツール）」についてです。

  • Googleフォーム独自の活用メリット
  • 具体的なユースケース・活用事例

についてご紹介していきます。

Google Workspace活用に興味のある方は、ぜひ参考にしてみてください。

※「Google Workspaceでできること」シリーズのバックナンバーはこちら

【無料ダウンロード】Google Workspace活用ガイド

  • Google フォームの機能を知る
  • Googleフォームの特徴を上手に活かした事例のご紹介

Googleフォーム：オンライン フォーム作成ツール

Googleフォームは、Google Workspaceで提供されているサービスのひとつです。

問合せフォームやアンケート画面、はたまたその結果の集計・分析をカンタンに行うことができるオンライン フォーム作成ツールです。

 

やはり一番の特徴は「特にITの専門知識がなくても、マウス操作で簡単にフォームを作成できる」という点でしょう。

 

Googleフォーム、４つの活用メリット

他のフォーム作成サービスと比較すると、Googleフォームには次のようなメリットが挙げられます。

  • IT知識不要でカンタンに作成・公開できる
  • PC・スマホ・タブレットに対応したレイアウト
  • 回答をリアルタイムで集計・分析できる
  • 無料で利用できる

と言ったものがあります。

ちなみにですが、特にコンサルティング先で喜ばれたのは「リアルタイムで集計・分析ができる」という点でした。

とある男性向けのサロンでは「ご利用後の満足度アンケート」を Googleフォームで作成し、お客様の

  • 「年齢」
  • 「性別」
  • 「ご利用されたコース」

などのターゲットセグメントの傾向を「リアルタイム集計・機能」を通して掴んでいただけたようです。

その情報をもとに、マーケティング・広告戦略に役立てて頂けたとのことでした。

 

こんなときは・・・

このように、無料で使えてカンタン！便利！なGoogleフォームではありますが、

  • 大量のデータを受け付ける予定がある
  • 入力してくれた人に自動でサンクスメールを送りたい
  • 営業時間を過ぎたら自動で受付を停止する仕組みが欲しい

といったケースには標準機能では対応できない、というデメリットもあります。

どうしてもGoogleフォームで実現したい場合は、別途開発を行ったり、アドオン機能（機能追加）を行うなどで対応いただく形になります。

 

Googleフォームの具体的な活用シーン３選

では、具体的にGoogleフォームはどのようなシーンで活用されているのでしょうか。今回は３つの事例をご紹介したいと思います。

  • コーポレートサイトの問合せフォーム
  • 施術前のカウンセリング
  • オンライン交通費申請

さっそく見ていきましょう。

 

コーポレートサイトなどの問合せフォーム

実際にGoogleフォームは、多くのコーポレートサイトの問合せフォームでも利用されています。

 

しかし、特に真価を発揮するのは、期間限定で開催される「イベント」「キャンペーン」などの特設サイト上の問合せフォームかもしれません。

こういったサイトでは、「問合せが殺到してアクセス数が読めない！」ケースも多いと思いますが、想定を超える問合せが入るとサーバーがパンクして受付が止まってしまうことになります。

一般的なフォームサービスでは、こういった「想定以上のアクセス」を事前に検討して、サーバーのスペックを設計するのですが、Googleフォームでは自動で負荷分散を行なってくれます。

利用者である私たちは、こういったITの専門知識を気にすることなく、フォームサービスを利用することができるわけです。

 

施術前のカウンセリング・満足度調査アンケート

身近なところで、サロンや美容室、歯医者さんなどでもGoogleフォームは利用されています。

具体的には「バインダー＋紙の問診票」が「iPad ＋ Googleフォーム」に代わるイメージですね。

「紙の問診票」を「フォーム」に置き換えることによって

  • 紙からシステムへの「情報の転記ミスを」防げる
  • 同時に手間が減る
  • LINE for Businessと組合せてファンになってもらえる可能性UP

といったメリットを見込むことができます。

あなたのお店のファンになってもらう方法として、LINE for Businessとの組み合わせもオススメです。

 

■【関連記事】LINE公式アカウント（LINE for Business）で、あなたのお店のファンを増やそう

 

実はここ最近、日本国内の教育機関でもGoogle Workspaceの導入が加速しており、大学や高校などの学校はもちろん、民間の予備校や学習塾でも利用されている実績があります。

そういった経緯もあり、オンライン授業・セミナーの後のアンケートにGoogleフォームが活用されていたりします。

 

オンライン交通費申請でも応用できるけど…

少し特殊な使い方として、オンラインでの交通費申請にGoogleフォームを利用するケースについてもご紹介しておきます。

 

Googleフォームに入力した（申請した）内容が自動でスプレッドシート（エクセル）に出力されるため、特に「交通費の申請はエクセルでやってるよ」という企業さんとは相性の良い使い方なのかもしれません。

 

とはいうものの、やはりGoogleフォームはあくまでも「フォーム作成ツール」のため、交通費精算や経費精算は マネーフォワード クラウド経費など、その用途に特化したサービスと組み合わせる方法がオススメです。

 

■【関連記事】経費精算の時間すらもったいない!? 忙しすぎる営業パーソンを救いたい

 

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